اگر چه اداره (یا هر محیط کار دیگر) باید محلی باشد تا افراد در آن با تمرکز کامل و کارایی بالا کار کنند. اما در بسیاری از موارد ادارات تبدیل به محلی می شوند که هر کاری انجام می شود به جز کار مفید. در اینجا ۱۰ پیشنهاد برای ساخت محیط کاری متمرکز و کارا آورده ایم پس در ادامه مطلب با ما باشید.
از وسایل غیر عادی برای مرتب کردن محیط کارتان استفاده کنید
می توان با ظروف آشپزخانه اشیای محیط کار را مرتب کرد. برای مثال کاسه های بزرگ برای نگه داری سی دی ها و دی وی دی ها بسیارخوب عمل می کنند. سینی های صرف غذا (همان هایی که در بعضی سلف های دانشجویی داریم) نیز برای نگه داری قلم و وسایل طراحی عالی هستند. در اینجا ایده های بیشتری نیز می توانید پیدا کنید. مثلا این گیره های شیشه ای می توانند به یک پایه نگهدارنده تبلت تبدیل شوند. ایده این کار بسیار ساده است: چون این وسایل برای آشپزخانه ساخته شده اند، دلیلی ندارد که برای سایر کارها و مرتب کردن محیط کار مناسب نباشند. در حقیقت گاهی بهترین وسیله برای محیط کار هستند.
اشیا محیط کار را، مشابه محیط هایی که کارایی بالایی دارید، بچینید
گاهی ما در محیط کارمان به خوبی بعضی جاهای دیگر (مثلا کافی شاپ یا دراز کشیده زیر درخت در یک روز آفتابی) کار نمی کنیم. این محیط ممکن است برای هر فردی متفاوت و خاص باشد. به هر حال، عاملی در آن محیط کارا وجود دارد که باعث می شود کارایی شما افزایش یابد. اگر شما چنین محیط های با کارایی بالایی دارید، آن عامل کارایی و خلاقیت را پیدا کنید . ببینید چه عاملی باعث می شود در آن محیط خاص (مثلا کافی شاپ) کاراتر باشید. شاید شما همیشه نتوانید به آن محل برای کار بروید. پس بهتر است آن عامل خاص را به محیط کار خود بیاورید، تا محیط کارتان نیز به یکی ازمحیط های مورد علاقه تان تبدیل شود.
تعدادی موسیقی مناسب برای کار انتخاب کنید
تمام روز کار کردن در سکوت، شاید همیشه بهترین راه نباشد. در حقیقت موسیقی گاهی می تواند باعث افزایش کارایی و خلاقیت افراد شود. بعضی معتقدند آهنگ های کلاسیک قدرت استدلالی مغز را بالا می برند ( البته همه با این حرف موافق نیستند ). اما ریتم و موزونی موسیقی می تواند به مغز حرکت بیشتری بدهد و از طرف دیگر صداهای بیرونی (بر هم زننده تمرکز) را نیز کمتر کند. پس می توانید تعدادی فایل موسیقی را مخصوص زمان کار انتخاب و در جایی آرشیو کنید. اگر هنوز انتخاب نکرده اید شاید این مطلب شروع خوبی باشد. (باز هم تاکید می کنیم این مسئله تایید نشده و شاید در برخی افراد کارایی را کاهش دهد.)
ارتباطات روزانه را نظم دهید
محیط کار شما تنها چیزی نیست که نیاز به نظم دارد. اگر شما ارتباطات روزانه تان را نظم ندهید، زمان با ارزش زیادی را از دست خواهید داد. گاهی نوشتن یک ایمیل، بهترین راه انجام یک کار است. اما گاهی ممکن است با استفاده از تویتر یا اس ام اس سریع تر به جواب برسید. گاهی سریع ترین راه ارتباط با افراد صحبت کردن با آنها است. پس قبل از شروع ارتباط با افراد به سریع ترین و موثرترین راه ارتباط فکر کنید. به محض اینکه نظم دادن به ارتباطات تان را شروع کنید، زمان آزاد زیادی بدست می آورید که می توانید از آن برای انجام سایر کارها استفاده کنید.
در کشوهای میزتان اشیای مهم، پر استفاده و نیازمند دسترسی سریع را قرار دهید
جستجو در کشوهای میز پر از اشیای مختلف راه مناسب و کارایی نیست. شاید لازم نباشد همه چیز را داخل کشو بگذارید، بلکه می توانید تصمیم بگیرید کدام اشیا نیاز به دسترسی سریع دارند. مثلا می توانید اشیای مهم تر را در کشوهای بالاتر قرار دهید و کم اهمیت ها را پایین تر. اگر آنها را به صورت صحیح نظم دهید، زمان بسیار کمی برای جستجو هدر خواهد رفت.
در روزهایی که تمام مدت به مانیتور نگاه می کنید، فشار روی چشم ها را کاهش دهید
شغل بسیاری از ما ایجاب می کند که تمام روز را به مانیتور کامپیوترمان خیره شویم و این برای چشم های ما خوب نیست. خوشبختانه نرم افزارهای رایگانی برای نجات چشم های ما وجود دارند. مثلا EyeDefender که در بازه های زمانی منظم به شما یاداوری می کند تا به چشمان تان استراحت بدهید و به Computer Vision Syndrome (سندروم = بیماری) دچار نشوید. علاوه بر این تعدادی توصیه نیز وجود دارند تا با نور کم، راحت تر بتوانید بخوانید. بیشتر اینکه نرم افزار ساده ای به نام F.lux وجود دارد که روشنایی و رنگ مونیتور را بر حسب ساعات روز تغییر می دهد تا برای چشمان تان مناسب تر باشد. هر تغییر کوچکی می تواند کمک کننده باشد، اما انتظار نداشته باشید بینایی تان از این رو، به آن رو شود.
سیم ها را خلاقانه بگسترانید
راه های زیادی برای پنهان کردن یا نظم بخشیدن به سیم ها و کابل ها وجود دارد. می توانید از لوله های پی وی سی، دسته کشوها ، سیم تلفن های فنری قدیمی ، گیره ها ، لوله های مقوایی ، و خیلی چیزهای دیگر استفاده کنید. حتی شاید پنهان کردن سیم ها بهترین راه نباشد، مانند طرح خلاقانه ای که در عکس می بینید . تنها چیزی که شما نیاز دارید یک طرح خوب است. از همه اینها گذشته سیم های در هم پیچیده گاهی باعث هدر رفتن زمان می شود و یکی از عوامل حواس پرتی هستند. پس می توان با مرتب کردن آنها کمی به کارایی محیط کار افزود.
در همه جا به فایل های کاری تان دسترسی داشته باشید
کار خوبی است اگر کارها را فقط به محیط کار محدود کنید و آنها را به خانه نیاورید، اما گاهی پیش می آید که به فایل مهمی در جایی به جز محل کار نیاز پیدا می کنید. ابزارهای sync (همگام سازی) بر پایه کلود مانند دارپ باکس یا Sugarsync یا گوگل درایو برای این کار بسیار مناسب اند. با استفاده از آنها می توانید فایل ها را در چند کامپیوتر sync نگه دارید. تمام این سرویس ها رایگان هستند. پس اگر به بعضی فایل های تان زیاد نیاز پیدا می کنید، حتما به سراغ یکی از این سرویس ها بروید.
باز و بسته شدن نرم افزارهای کامپیوترتان را اتوماتیک کنید، تا زمان کمتری هدر رود
اگر در ابتدای هر روز که کامپیوترتان را روشن می کنید باید تعدادی برنامه، فایل یا سند را باز کنید، می توانید کمی سیستم را اتوماتیک کرده و زمان هدر رفته را کاهش دهید. در اینجا نرم افزارهایی برای این کار پیشنهاد شده است. علاوه بر این می توانید دسکتاپ تمیز تری هم داشته باشید . واضح است که، سیستم هر چه بیشتر اتوماتیک باشد، زمان کمتری هدر می رود و کارایی شما بیشتر می شود.
محیط کارتان را ارگونومیک کنید
اگر تمام روز پشت میز می نشینید، بهترین کاری که می توانید برای بدن تان انجام دهید، ارگونومیک کردن محل کار است. می دانیم که نشستن طولانی مدت عمر را کاهش می دهد ، پس باید به دنبال راه چاره ای برای این مسئله باشید و اگر نمی خواهید حتما روی میز و صندلی کار کنید، حداقل فکری برای دست دردهای ناشی از کار زیاد با موس و کیبورد بکنید. می توانید در اینجا و اینجا راهنمای داشتن یک موس و کیبورد مناسب را پیدا کنید.
پاسخ با نقل قول
علاقه مندی ها (بوک مارک ها)