نمودارهاي pbs و fbs در مدیریت پروژه
يک روش در مديريت پروژه اين است که بجاي رسم يک نمودار WBS از دو نمودار استفاده شود و اين نمودارها عبارتند از :
الف – (Product Breakdown Structure) PBS يا نمودار سلسله مراتبي ريز کردن محصول به اقلام قابل تحويل پروژه با هدف کنترل بودجه و درصد پيشرفت پروژه .
ب – (Functional Breakdown Structure) FBS يا نمودار سلسله مراتبي ريز کردن عمليات پروژه به عمليات کوچکتر با هدف شناسايي فعاليتهاي پروژه.
در اسامي فوق براي رعايت اختصار حرف (Work) W حذف شده است. اينکه به تشريح دو نمودار فوق خواهيم پرداخت .
الف – نمودار PBS
نمودار PBS بر اساس محصول يا آيتم هاي قابل تحويل پروژه (Deliverables) تهيه مي‌گردد. اقلام قابل تحويل در مورد پروژه‌هاي توليدي يا عمراني عبارتند از :
محصولات اصلي و محصولات فرعي، ساختمانها و بناها، تاسيسات و اجزاي آن و در مورد بخش تحقيقاتي پروژه‌ها يا پروژه‌هاي کاملاً تحقيقاتي عبارتند از :
گزارشات مکتوب، نقشه‌ها، نمودارها، جداول و نرم‌افزارها
نکته مهم در تعريف اقلام قابل تحويل اين است که بايد به گونه‌اي تعريف شوند که بعد از اجراي هر مرحله از کار بتوان آن قلم را تحويل گرفت تا از روي آن بتوان درصد پيشرفت پروژه يا درصد تخصيص بودجه پروژه را کنترل نمود. براي رعايت اين نکته در تهيه اين نمودار بيشتر توجه بايد معطوف به اسامي اقلام باشد نه فعاليتها و عملکردها، بنابراين هر باکس اين نمودار معمولاً با يک اسم مشخص مي‌شود و حتي‌الامکان از بکار بردن فعل اجتناب مي‌شود. اين مشکل مخصوصاً در کنترل پروژه‌هاي تحقيقاتي يا کنترل فاز طراحي يک پروژه بيشتر مشاهده مي‌شود، يعني اگر بخواهيم فعاليتهايي که قرار است در يک پروژه تحقيقاتي انجام شوند را با هدف کنترل آن پروژه فهرست کنيم ممکن است محقق مربوطه عنوانهايي مثل جمع‌اوري اطلاعات، تحليل داده‌ها و نتيجه‌گيري را مشخص کند و براي انجام هر يک 3 ماه وقت لازم داشته باشد. حال اگر بخواهيم در پايان سه ماهه اول، فعاليت جمع‌آوري اطلاعات را تحويل بگيريم مجري يا پيمانکار طرح مي‌تواند بگويد "تلاش زيادي صورت گرفت و بودجه زيادي صرف شد اما متاسفانه اطلاعات زيادي در دسترس نبود." براي اجتناب از اين مشکل در PBS بجاي عنوان "جمع‌آوري اطلاعات" که در آن فعل بکار رفته از اسامي چون "گزارشات يا آماره‌هاي مورد نياز" بايد استفاده نمود. بطوريکه در سطوح بعدي PBS آماره‌هاي جمع آوري شده در هر مورد در قالب نوشته‌ها، نقشه‌ها، نمودارها و جداول کاملاً مشخص باشند تا بتوان آنها را تحويل گرفت. به همين ترتيب بجاي فعاليت "تحليل داده‌ها" بايد از اسامي چون "گزارشات تحليلي" استفاده کرد تا ريز محاسباتي که صورت گرفته (بدون توجه به نتيجه منفي يا مثبت آن) در قالب جداول، نموداردها، نقشه‌ها و نرم‌افزارها و حتي متن (Source) نرم‌افزارها استفاده شود. مزيت اصلي اين روش در آن است که هيچ ابهام و يا سوء استفاده‌اي در پروژه صورت نمي‌گيرد. براي آشنايي بيشتر با طرز تهيه نمودار PBS به مثال زير توجه کنيد.
الف - نمودار PBS :
ب- نمودار FBS :
اين نمودار با هدف شناسايي فعاليتهاي پروژه تهيه مي‌گردد.
در نمودار FBS به ترتيب کارهايي که بايد انجام شوند نيز ذکر مي‌شوند مثلاً براي بدست آوردن "آمار مشتريان داخلي" بايد به ترتيب کارهاي "جمع‌آوري اطلاعات" ، "دسته‌بندي داده‌ها"، "محاسبه آمار مشتريان داخلي" انجام شوند.
نکات مهم براي مطرح کردن برنامهريزي شبکه‌اي در يک سازمان :
1- برنامهريزي شبکه‌اي يک وسيله جامع نيست. با توجه به فرضيات تعريف شده مواردي وجود دارد که در آنها از اين روش نمي‌توان به خوبي استفاده کرد.
2- برنامهريزي شبکه‌اي هيچ مساله‌اي را به تنهايي حل نمي‌کند. ولي موقعيتها را به گونه‌اي روشن مي‌سازد که امکان بررسي موثر مسائل و اثر راه حلهاي احتمالي آنها امکان‌پذير مي‌شود. با اينحال فرموله کردن و اجراي هرگونه راه‌حلي در مسئوليت مدير مربوطه باقي مي‌ماند.
3- تهيه شبکه نبايد بصورت معما درآيد که تنها افراد برگزيده‌اي با آن آشنا باشند. لازم است تمام سطوح سازمان از خصوصيات و محدوديتهاي برنامهريزي شبکه‌اي آگاه باشند و برنامه‌هاي آموزشي متعدد ترتيب داده شود.
4- فردي که برنامهريزي شبکه‌اي را در يک سازمان مطرح مي‌کند بايد از مقام و موقعيت کافي برخودار باشد تا بتواند تاثير لازم را بر کارکنان ارشد و دون پايه بگذارد.
5- از جزئيات زياد (ريز کردن بيش از اندازه فعاليتها) در يک شبکه بايد پرهيز شود. در يک پروه بزرگ که تعداد فعاليتهاي آن زياد است بجاي تهيه يک شبکه براي کليه فعاليتها بهتر است از روش سلسله مراتبي (نمودار WBS) ابتدا يک شبکه مادر براي فعاليتهاي اصلي پروژه تعريف کرد، سپس زير شبکه هر فعاليت مادر را رسم و به همين ترتيب در صورت نياز زير شبکه هر فعاليت زير شبکه مرحله قبل را رسم نمود. هر فعاليت در نمودار WBS تا جايي ريز مي‌شود که بتوان انجان آنرا کنترل نمود.
6- برنامهريزي شبکه‌اي تعهد و قبول مسئوليت ايجاد مي‌کند. روشن ساختن اين موضوع حياتي است که برنامهريزي شبکه‌اي يک وسيله کيفري نيست و وسيله‌اي براي کمک است نه اسلحه‌اي براي حمله به ديگران.
