10 گام براي انجام ارزشيابي بهتر

ارزشيابي عملكرد قوي ترين وسيله در دست سرپرستان است. براي بسياري از سرپرستان و كاركنان، صرفنظر از حوزه كار و فعاليت، زمان ارزشيابي مي تواند زمان سرخوردگي، ترس و فرصت از دست رفته باشد. اگر ارزشيابي عملكرد خوب تهيه و مديريت شود مي تواند كارمندان برتر را تقويت و كارمندان متوسط را به سطح بالاتري ارتقا دهد. علاوه بر اين، ارزشيــابـي هــاي قوي مي تواند موجب شود تا كاركنان ضعيف از عملكرد شغلي خود ديد واقع بينانه اي به دست آورند و از فرصتهاي اصلاح و بهبود عملكرد خود آگاهي يابند. براي يك سرپرست اثربخش نه فقط داشتن عناصر يك ارزشيابي خوب حائز اهميت است بلكه بايد بداند چگونه آن را انجام دهد و از آن استفاده كند. سرپرستان سطح پايين براي اثربخش باقي ماندن بايد پيوسته مهارتهاي ارزشيابي خود را بهبود بخشند.
براي سرپرستاني كه عملكرد را ارزشيابي مي كنند هيچ چيز ياس آورتر از اين نيست كه احساس كنند به موضوعهاي مهمي توجه نداشته يااينكه از نظرشان پنهان مانده اند. هيچ چيز نمي تواند روحيه يك كارمند را سريع تر از اين احساس كه به كيفيت كارش توجه نشده، يا سرپرست علائق منطقي اورا ناديده گرفته است، بشكند. فراتر از همه، ارزشيابي عملكرد يك ارتباط دوجانبه است، اگر سرپرستان ده گام را در تهيه، انجام و پيگيري ارزشيابي رعايت كنند، ارتباط تقويت و موجب افزايش خشنودي، قدرت و اثر آن مي گردد.

1 - عملكرد كارمند را به طور منظم مستند سازيد: مستندسازي مستمر عملكرد كارمند احتمالاً مشكل ترين ولي مطمئناً مهمترين گام در بهبود ارزشيابيهاي عملكرد است. اكثر سرپرستان مستندسازي عملكرد جاري را زمان گير و بيهوده مي دانند، اما نگهداري يك سابقه منظم از رويدادهاي مشاهده شده، جهت انجام يك ارزشيابي كامل، منصفانه و سودمند حائز اهميت است. نگهداري يك سابقه نامنظم آن هم در خصوص منفي ترين رويدادها يا عملكردهاي برجسته معمولاً كافي نيست. اين كار نه فقط موجب يك سابقه نامتعادل براي اكثر كاركنان مي گردد بلكه مي تواند پر از نكات ابهام انگيز باشد.

نگهداري يك سابقه صحيح در مورد عملكرد زيردست يك عادت حرفه اي باارزش است - بخصوص در محيط كار امروزي كه براي هر كاري به قانون مراجعه مي شود. مديران به طور روزافــزون بــه خاطر ارزشيابي هاي كمتر مستند و ارزيابيهاي سطحي مورد ملامت قرار مي گيرند. فقط كاري را كه كارمند انجام مي دهد ثبت كنيد نه عقيده خود را در مورد آن. كارهاي كارمند بايد بيانگر واقعيت باشند شخص ثالثي كه سوابق نگهداري شده شما را مي خواند بايد به همان نتايجي برسد كه شما رسيده ايد.

2 - نظر كارمند را جويا شويد: قبل از انجام ارزشيابي از كارمند بخواهيد تا فهرستي از كارهايي را كه خود مهم مي داند براي دوره ارزيابي تهيه كند. سرپرستاني كه تعداد زيادي كارمند را ارزيابي كنند، اين كار سودمند است و مديران گروههاي كوچك نيز اطمينان حاصل خواهند كرد كه هيچ كــــار مهمي را ناديده نمي گيرند. اين فن به كاركنان اجازه مي دهد تا آنچــه را مهم مـي دانند ارائه دهند و موجب مي شود تا بر انجام خوب يا بد كارها در طول دوره ارزيابي تمركز كنند.

سرپرستان بايد فهرست تهيه شده را در اكثر موارد به عنوان يك وسيله كنترل مورد استفاده قرار دهند و كليه كارهاي موردنظر كارمند را در نظر بگيرند. بحث مربوط به كارهاي لحاظ نشده در ارزشيابي بايد در مصاحبه همراه آن ملحوظ گردد.

3 - رفتارها را ارزيابي كنيد نه شخصيتها را: به خاطر داشته باشيد كه هنگام انجام ارزشيابي رفتارها را توضيح دهيد نه شخصيتها يا نگرشها را، واقعيتهاي رفتاري مشخص عيني را ذكر كنيد. از اظهارنظرهاي ذهني كه مبين ارزيابي شما از شخصيت كارمند است اجتناب كنيد. نوشتن اينكه كارمند »تنبل و درونگر است و براي كامل كردن كارهاي خود پيوسته به راهنمايي احتياج دارد« يك ارزيابي رفتاري نيست. در عوض، سرپرست مي تواند بنويسد كه »كارمند به موقع كارهاي خــود را انجام نمي دهد، بدون دو يا سه يادداشت يادآوري، گزارش فعاليت خود را تكميل نمي كند و تا زمان بررسي كار او و تاييد صحت آن، كار را متوقف مي كند.«

4 - ارزشيابي را خوب بنويسيد: مديران توانائيهاي نوشتاري متفاوتي دارند. برخي از آنها در نوشتن ارزشيابي ضعيف اند و به آن نيز اذعان دارند اما بعضـي ديگر ضعف خود را نمي پذيرند. من كاركنان متوسط و استثنايي را ديــده ام كه به دليل ضعف مديران در تهيه ارزشيابي، تنبيه شده اند. بسياري از كاركنان ضعيف به سادگي ارزشيابي خوبي گرفته اند و به دليل ضعف نوشتاري مديران از وضعيت خود نيز واقف نگرديده اند.

سرپرستاني كه از مهارتهاي نوشتاري خود راضي نيستند يا با ارزشيابيهاي پر دردسر سروكار دارند، بايد از راهنمائيهاي ساير مديران استفاده كنند. پيش نويس ارزشيابي را تهيه كنيد و به ساير سرپرستان اجازه دهيد تا به طور دقيق آن را بررسي و اشكالات را مشخص كنند. سعي كنيد زبان دقيقي را به كار بريد و براي نوشتن صحيح ارزشيابي وقت بگذاريد. هنگامي كه نوشتن را تمام كرديد از خود بپرسيد »آيا ارزشيابي با همان كيفيتي كه مي تواند نوشته شود، تهيه شده است؟«

5 - از اشتباهات معمول در ارزشيابي اجتناب كنيد: سرپرستان بايد از سه اشتباه كه موجب كاهش اثربخشي و قابليت اعتماد كمتر فرآيند ارزشيابي مي شوند اجتناب كنند. »اثر هاله اي« بيانگر وضعيتي است كه سرپرستان يك جنبه مثبت از عملكرد را به كليه جنبه هاي عملكرد كارمند تعميم مي دهند. مثلاً، سرپرست »كيفيت كار« كارمند را »عالي« ارزيابي مي كند و سپس به صورتي ناصحيح ساير جنبه ها را »عالي« ارزيابي مي كند در حالي كه فقط »خوب« يا »متوسط« هستند. عكس اين حالت زماني نيز اتفاق مي افتد كه سرپرستان يك جنبه از عملكرد را »ضعيف« ارزيابي مي كنند و سپس آن را به ساير جنبه ها تعميم مي دهند. اين نوع اشتباهات مي تواند به سرعت اثربخشي يك سيستم ارزشيابي را از بين برده و نهايتاً« به روحيه كارمند صدمه بزند.

6 - چگونگي ارائه ارزشيابــي مكتوب را برنامه ريزي كنيد: قبل از جلسه با كارمند به منظور بحث در مورد ارزشيابي، چنددقيقه اي را صرف مرور مدارك خود بكنيد. افكار خود را متمركز و تصميم بگيريد كه چگونه عمل كنيد. توجه كنيد كه چه جنبه هايي احتمالاً حساس خواهند بود. آيا مي توانيد ارزشيابي را با مثالهايي از عملكرد كارمند توجيه كنيد؟ آيا مدارك شما كامل اند؟ آيا موضوعهايي وجود دارند كه مي خواهيد از طرح آنها اجتناب كنيد؟ قضاوتهاي خود را براساس رفتارها گذاشته ايد يا شخصيتها؟ آيا ارزشيابي مثالهاي مشخصي را ذكر مي كند؟ آيا ارزشيابي نارسائيهايي را توضيح مي دهيد كه شما قبلاً در مورد آنها با كارمند مشورت نكرده ايد؟ اگر چنين است، اين موارد ارزش يادآوري دارند؟ صرف چنددقيقه براي برنــامه ريزي ارائه ارزشيابي مي تواند موجب جلوگيري از به زحمت افتادن سرپرستان و مانع جريحه دار شدن احساسات كاركنان گردد.

7 - ارزشيابي عملكرد نبايد موجب شگفتي شود: يك ارزشيابي كاملاً مستند و مكتوب در خصوص عملكرد، هنگام ارائه به كارمند نبايد موجب شگفت زدگي او شود. سرپرستان در طول دوره ارزيابي بايد در مورد هر نارسايي مربوط به عملكرد كه ذكر آن در ارزشيابي حائز اهميت است با كاركنان مشورت كنند. بهترين سرپرستان، زيردستان را از وضعيت خود و چگونگي انجام وظيفه آنها در طول دوره ارزيابي مطلع مي كنند. خاطرنشان ساختن ضعف يا نارسايي در زمان ارزشيابي موجب توسعه مهارت يا بهبود روحيه كاري كارمند نمي شود. قصــور در مورد بحث قراردادن جنبه هاي منفي عملكرد قبل از تهيه و ارائه ارزشيابي موجب عصبانيت و سرخوردگي كاركنان مي شود زيرا مديريت آن جنبه ها را قبلاً به بحث نگذاشته و به آنها فرصت بهبود و اصلاح نداده است.

8 - يك برنامه عملياتي تنظيم سازيد: يك ارزيابي اثربخش بايد به اين سوال پاسخ دهد كه: »ما از وضعيتي كه داريم به كجا مي رويم؟« سرپرستان بايد ارزشيابي را براي تفهيم اثربخش جنبه هاي مهم شغل كه كارمند در دوره آتي پاسخگوي آنهاست و عملكرد كاري مورد انتظار، مورد استفاده قرار دهند. ارزشيابيهاي قوي يك »نقشه راهنما« براي بهبود عملكرد كاركنان ضعيف فراهم مي آورند. اين نقشه چگونگي بهبود عملكرد و ارزيابي آينده آنها را به وضوح توضيح مي دهد. هروقت كه امكان داشته باشد، سرپرستان بايد ارزشيابي را براي »بالابردن سطح اهداف« كاركنان داراي عملكرد عالي مورد استفاده قرار دهند. يعني اهداف جديدي را تعيين كنند كه آنها را به كار و چالشهاي بيشتر وادارند. بخش قابل توجهي از زمان هر جلسه ارزيابي بايد با تبيين انتظارات و توافق در مورد سطح عملكرد يا اهداف معقول و منطقي جديد، به آينده بپردازد نه گذشته.

9 - بعد از جلسه ارزيابي عملكرد خود را ارزيابي كنيد: بعد از جلسه ارزيابي چنددقيقه در مورد عملكرد خود فكر كنيد. آيا خود را به اندازه كافي مهيا كرده بوديد؟ آيا شما يا كارمند شگفت زده نشديد؟ چگونه مي توانستيد بهتر عمل كنيد؟ آيا از جلسه ارزيابي احساس رضايت مي كنيد؟ آيــا كارمند راضي به نظر مي رسد؟ اگر جواب منفي است، چرا؟ آيا از اين جلسه ارزيابي درسي آموخته ايد؟ چگونه مي توانيد در آينده از آن استفاده كنيد؟ اگر ضرورت داشته باشد، از برگزاري جلسات ديگر هراس نداشته باشيد. به خاطر داشته باشيد كه شما روش ارزيابي براي دوره بعد را تعيين مي كنيد. صحيح عمل كردن بسيار حائز اهميت است.

10 - ارزشيابي را پيگيري كنيد: توافقهاي حاصله در ضمن مصاحبه هاي ارزشيابي را پيگيري كنيد تا به كارمندان اطمينان دهيد كه به حمايتهاي توافق شده پشت گرم باشند و شما نيز تا جلب رضايت آنان به قول خود متعهد هستيد. پس از مصاحبه ارزشيابي، نشان دادن صلاحيت و حسن نيت توسط سرپرستان حائز اهميت است. بخصوص پس از پيشنهاد روشهاي آموزشي يا شيوه هاي ديگر براي كمك به كاركنان براي بهبود عملكردشان، حسن نيت بسيار مهم است. اگر سرپرستان پس از ارزشيابيهاي عملكرد به تعهدات خود عمل نكنند، مديريت به سرعت اعتبار خود را از دست مي دهد و روحيه كاري كارمند صدمه خواهد ديد.

علاوه براين، كاركنان را در قبال توافقهاي حاصله طي مصاحبه ارزشيابي مسئول بدانيد. بعد از مصاحبه ارزشيابي كه طي آن كمبودها را خاطرنشان مي گردد، پذيرش كار از يك كارمند ضعيف به روش گذشته، كل فرآيند ارزشيابي را تضعيف مي كند و اين مسئله به نفع كارمند نيست. نظرتان را به طور موكد به كاركنان ضعيف بگوييد و اطمينان حاصل كنيد كه انتظارات تغيير كرده اند. سرپرستان با نشان دادن تعهد نسبت به انتظاراتي كه در ضمن ارزيابي در مورد آنها مذاكره شده است، منافع زيادي كسب مي كنند.

ارزشيابيهاي عملكرد كه كامل و خوب تهيه شده اند، گذشته را به طور واقع بينانه بررسي، وضعيت حال را به نحوي صحيح تعريف و فرصتهــاي آينده را به صورتي روشن ترسيم مي كنند. يك وسيله مهم ارتباطي، تهيه ارزشيابي، محتواي ارزشيابـــــي و پيگيري سرپرست مي تواند موجب »موفقيت يا شكست« هريك از كاركنان گرديده و عملكرد گروه را شديداً تحت تاثير قرار دهد. سرپرستان با مقداري وقت اضافه، فكر و تلاش مي توانند اثربخشي ارزشيابي را براي سازمان و كاركنان افزايش دهند.

منبع: سامانه مقالات ایران