آشنائی با مکاتبات اداری و بازرگانی

میز تایپیست معمولاً دارای دو یا سه کشو می باشد. تایپیست میتواند وسایل کار خود را در آنها قرار دهد. ارتفاع استاندارد این میز معمولاً ۷۰ تا ۷۲ سانتیمتر می باشد.
میز تایپیست باید طوری قرار گیرد که نور طبیعی از پشت سر و یا سمت راست تایپیست بتابد و اگر تایپیست از چراغ رومیزی استفاده میکند می بایست چراغ روشنایی در سمت راست متناسب با دید وی نصب شود. صندلی تایپیست دارای تکیه گاه با دو فنر نرم می باشد، این تکیه گاه بوسیله یک اهرم به میله صندلی متصل است که تایپیست میتواند ارتفاع آن را متناسب اندام خود کم یا زیاد کند.
میله صندلی از پائین به یک فنر قوی در زیر نشیمن گاه مربوط است که میتوان آن را به طرف جلو و یا عقب حرکت داد. این صندلی گردان است . ارتفاع استاندارد آن از کف تا زیر زانو ۴۵ سانتی متر است ولی تایپیست به تناسب اندام خود میتواند آنرا بالا و یا پائین ببرد این صندلی بدون دسته و چرخ دار می باشد . قبل از شروع کار به نکات زیر توجه نمائید :
بطوری که تکیه گاه پشت ، کف پاها و همچنین مهره های ستون فقرات به حالت صاف قرار گیرند، روی صندلی بنشیند.
خم شدن به جلو یا عقب ضمن ایجاد خستگی باعث بروز عوارض ناشی از عدم رعایت صحیح نشستن نیز می گردد. اکنون کارهای عملی را شرح خواهیم داد :
۱) صفحه کلید را طوری روی میز قرار دهید که لبه کی برد با لبه میز موازی باشد و به حالت صحیح و مناسب بین دو دست شما قرار گیرد.
۲) صندلی خود را طوری میزان کنید که فاصله مناسب و دلخواه را داشته باشید.
۳) پاهایتان زیر صندلی قرار نگیرد بلکه کف پاها در زیر میزو بطور صاف روی زمین قرار گیرد و پای راست کمی جلوتر از پای چپ شما باشد .
۴) دستهای شما می بایست با ماشین زاویه ۹۰ درجه تشکیل دهد.
۵) انگشتان خود را به حالت نیمه خمـــیده روی دگمه ها بگذارید و از تکان دادن بازو یا مچ ها خودداری کنید.
● مکاتبات اداری و بازرگانی
▪ مکاتبات :
مکاتبات عبارت است از نوشته هایی به منظور آگاهی ، اطلاع و خبر بین دو یا چند نفر ، موسسه ، شرکت و سازمان که میتواند به وسیله پست یا فرد انجام گیرد.
مکاتبات در وحله اول بررسی ، اقدام و سپس بایگانی می گردد.
مکاتبات بر دو نوع است :
۱) مکاتبات بازرگانی
۲) مکاتبات اداری
▪ مکاتبات بازرگانی :
مکاتبات بازرگانی عبارت است از نوشته های بازرگانی درباره تولید ، خرید ، فروش ، ارائه خدمات و مسائل مالی .
بطور معمول نامه های بازرگانی دارای سرلوحه ای است که نوع و چگونگی فعالیت های موسسه را نشان میدهد. سرلوحه آن عبارتست از :
علامت تجاری
نام موسسه
شماره ثبت دفتر شرکت ها
نشانی
تلفن
نشانی تلگرافی و تلکس و یا فاکس
نوع فعالیت
▪ مکاتبات اداری :
تفاوت مکاتبات اداری در اندازه کاغذ، فرم و شکل نوشتن آن می باشد .
▪ ابعاد نامه های اداری :
طبق دستور العمل اداره کل بهبود روشها در سازمان امور اداری و استخدامی کشور کاغذها بشرح زیر در موارد مختلف مورد استفاده قرار می گیرد :
کاغذهای A۳ :
بدون سرلوحه است و برای تهیه جدول ، نمودار و نقشه مورد استفاده قرار می گیرد.
کاغذ های A۴ :
مخصوص نامه هایی که از ۵ سطر صفحه A۴ بیشتر باشد ( برای گزارش هم از این کاغذ استفاده می شود ).
کاغذ A۵ :
مخصوص نامه هایی که از ۵ سطر صفحه A۴ کمتر باشد .
کاغذ A۶ :
بدون سرلوحه است و برای نامه نگاری بین کارمندان مورد استفاده قرار می گیرد و فقط در طرف چپ و بالای کاغذ کلمه (یادداشت ) چاپ میشود.
طبق این دستورالعمل اندازه نامه های اداری بر دو نوع است :
نامه های بزرگ A۴ :
به ابعاد ۲۹۷ × ۲۱۰ میلیمتر ، مطالبی که از ۵ سطر بیشتر باشد روی این کاغذ ماشین میشود.
نامه های کوچک A۵ :
به ابعاد ۱۴۸ × ۲۱۰ میلیمتر ، مطالبی که از ۵ سطر کمتر باشد روی این کاغذ ماشین میشود.
▪ نحوه تهیه نامه های اداری :
اجزاء مختلف نامه اداری :
هر نامه اداری دارای پنج جزء بشرح زیر می باشد :
۱) سرلوحه
۲) عنوان گیرنده ، فرستنده ، موضوع نامه
۳) متن نامه
۴) مشخصات امضاء کننده نامه
۵) گیرندگان رونوشت
اینک بشرح هر یک از اجزاء بالا می پردازیم :
۱) سرلوحه :
آرم جمهوری اسلامی ایران سمت راست یا بالای نامه .
نام سازمان اصلی زیر آرم و نام واحد یا اداره
وابسته زیر نام اصلی .
تاریخ در سمت چپ
شماره در سمت چپ
پیوست در سمت چپ
۲) عنوان گیرنده ، فرستنده ، موضوع نامه :
الف) عنوان گیرنده
عنوان گیرنده که با کلمه ( به ) در نامه مشخص میشود عبارت است از :
نام شخص یا موسسه ای که نامه برای او فرستاده میشود.
ب) عنوان فرستنده
عنوان فرستنده که با کلمه ( از) در نامه مشخص میشود عبارت است از :
نام شخص ، موسسه ، سازمان و یا واحد سازمانی که نامه از طرف آن نوشته میشود.
ج) موضوع نامه
موضوع نامه عبارت است از عبارت کوتاه و گویایی که مبین محتوای نامه باشد. (یعنی متن نامه درباره چه موضوعی می باشد ).
مثال :
به : سازمان انرژی اتمی اصفهان
از: فنی حرفه ای استان اصفهان
موضوع: ماموریت جهت آموزش
متن نامه :
منظور از متن نامه مطالب و شرحی است که در مورد موضوع نامه نوشته میشود .
متن نامه ممکن است از یک یا چند پاراگراف تشکیل شده باشد که قسمت اول را پاراگراف افتتاحیه و بعد از آن را پاراگراف میانی و قسمت آخر را پاراگراف اختتامیه می نامند.
پاراگراف :
اصولاً پاراگراف شامل یک بند یا یک قسمت است که از چند جمله مربوط به هم تشکیل شده و ضمن اینکه پاراگراف ، خود دارای معنی مستقلی است اما با پاراگراف های بعدی نیز ارتباط دارد و با Enter از هم جدا می شوند.
۳) مشخصات امضاء کننده نامه :
مشخصات امضاء کننده نامه در سمت چپ نامه می باشد .
نام و نام خانوادگی مقام
یک یا دو سطر فاصله
موقعیت سازمانی امضاء کننده
باید توجه نمود که نام و نام خانوادگی درست در وسط عنوان پست سازمانی امضاء کننده قرار میگیرد.
در مواردی که مقام دیگری حق امضاء نامه را بجای امضاء کننده اصلی داشته باشد در قسمت مربوط به مشخصات امضاء کننده نام و نام خانوادگی امضاء کننده اصلی و همچنین عنوان سازمانی وی نوشته شده و با اضافه کردن عبارت ( از طرف) در جلوی آن امضای نامه بوسیله مقامی که به او تفویض اختیار شده صورت می گیرد .
نامه های اداری بر دو نوع است :
۱) نامه های وارده : آن دسته از نامه هایی که به درون ارگان یا سازمانی وارد میشود.
۲) نامه های صادره : آن دسته از نامه هایی که به بیرون از ارگان یا سازمان ارسال میشود.
لازم به یاد آوری است که دفتری بنام دفتر اندیکاتور وجود دارد که مخصوص ثبت کلیه مکاتبات نامه های وارده و صادره میباشد.
برای ماشین کردن نامه های اداری باید به نکات زیر توجه کرد :
تحریر کردن مشخصات گیرندگان رونوشت :
رونوشت عبارت است از نسخه برداری یا کپی برداری از روی نامه اصلی اگر نامه اداری دارای سه رونوشت برای سه محل مختلف باشد آن نامه در ۵ نسخه تایپ میشود که سه نسخه آن برای آن سه محل ، یک نسخه از رونوشت برای بایگانی قسمت مربوطه و یک نسخه هم که همان نامه اصلی می باشد.
شروع عبارت رونوشت از لبه سمت راست پس از یک یا دو فاصله سطری از عنوان سازمانی امضاء کننده نامه می باشد.
پس از تایپ عبارت ( رونوشت ) دو نقطه گذاشته و یک فاصله سطری داده ، از زیر دو نقطه با خط تیره شروع به تایپ قسمت هایی که نامه باید به آنجا فرستاده شود می نمائیم.
▪ مثال :
رونوشت :
جناب آقای ... ( با توضیح سمت)
جناب آقای ... ( با توضیح سمت )
جناب آقای ... (با توضیح سمت )
بایگانی
پیوست : هر مدرکی که همراه نامه فرستاده میشود پیوست نامیده میشود. در قسمت بالای نامه کلمه پیوست در سمت چپ بصورت چاپی می باشد که اگر نامه ای دارای پیوست باشد باید جلوی کلمه پیوست کلمه (دارد) را اضــــــافه کنیم و اگر نداشته باشد بصورت خط تیره یا کلمه ( ندارد) نشان داده میشود.
▪ نمونه نامه اداری
تاریخ : ۷/۸/۱۳۸۱
شماره :
۶۲۷۵۹۸۷پیوست : دارد
سازمان آموزش فنی و حرفه ای استان اصفهان
به : سرپرست آموزش
از : شرکت پیشگام وابسته به انرژی اتمی اصفهان
موضوع : آموزش اینترنت
عطف به نامه شماره ۴۴۱ مورخ ۵/۶/۱۳۸۱ از آن سازمان محترم درخواست میشود یک نفرمدرس را جهت آموزش اینترنت به این مرکز معرفی نمائید . ضمناً خواهشمند است دستور فرمائید چند نسخه از جزوه آموزشی اینترنت به این شرکت ارسال نمایند.
قبلاً از همکاری شما سپاسگزاری میگردد.
نام و نام خانوادگی
مسئول امور اداری
▪ نمونه دیگری از یک نامه اداری همراه با رونوشت :
تاریخ : ۷/۸/۱۳۸۱
شماره : پ/۷۵۰۳۴
پیوست : دارد
سازمان آموزش فنی و حرفه ای استان اصفهان
به : سرپرست آموزش
از : شرکت پیشگام وابسته به انرژی اتمی اصفهان
موضوع : آموزش Word
احتراماًء
عطف به نامه شماره ۴۴۱ مورخ ۵/۶/۱۳۸۱ از آن سازمان محترم درخواست میشود یک نفر مدرس را جهت آموزش Word به این شرکت معرفی نمائید . ضمناً خواهشمند است دستور فرمائید چند نسخه از جزوه آموزشی Word به این شرکت ارسال نمایند.
قبلاً از همکاری شما سپاسگزاری میگردد.
نام و نام خانوادگی
مسئول امور اداری


استاد آن لاین