چالشهای مدیریت دیجیتال

تا همین گذشته نه چندان دور ، مثلا تا دهه پیش بسیاری از اصول و مبانی مدیریت همچنان پایدار و پابرجا بود و تنها رویکردها وشرایط بود که تفاوتهایی در مکاتب مدیریتی ایجاد می نمود. ولی امروزه در عصر دیجیتال چالشهای تند و تازه ای پیش روی مدیران قرار دارد.
چالشهایی که ویژگیهای عصر جدید هستند. جهانی شدن ، فن آوری اطلاعات و سرعت تحولات برخی از این چالشها هستند.
اما به نظر میرسد که حاد ترین و بی رحم ترین دست اندازی که گریبان مدیران را گرفته است تغییر تعاریف اصولی باشد. تعاریفی که سالهای سال مبنای عمل و ارزیابی بوده اند.
امروزه تعریف دانش ، ثروت ، و ارزشهای اجتماعی دگرگون شده اند. مدیران سازمانها چگونه با این چالشها برخورد می کنند ؟
در این مقاله به بررسی چالشهای فرا روی سازمان ها و مدیران در فرآیند دیجیتالی شدن می پردازیم.
می توان دردسر های مدیریت در دهه جاری و پیش رو را به دو بخش تقسیم نمود:
▪نخست : آندسته از مشکلاتی که بی ثباتی ها و سرعت تحولات تحمیل می کنند.
▪دوم : آندسته از مشکلاتی که چارچوب های فکری و دستگاههای ارزشی را متزلزل می سازند.
رابطه پیچیده ای میان درد و درمان در مدیریت عصر حاضر برقرار است. به گونه ای که اثرات جانبی (Side effect) برخی از درمانها به اندازه خود دردها نیازمند توجه هستند. و بسیاری از راهکارها (Solutions) اثرات جانبی وخیمی دارند که خود نیازمند طرح و برنامه ای برای بهبود است. و همه این برنامه ریزی ها در شرایط بی ثبات و غیر قابل پیش بینی با قاطعیت اندک رخ میدهند.
در این چکیده قصد آن را داریم تا پاره ای از عمومی ترین و رایج ترین چالشهای فراروی مدیریت عصر حاضر را بررسی کنیم. چالشهایی که تقریبا همه مدیران به نوعی تجربه ای از رویارویی با آن را دارند. و سپس در انتها مدیران را از حیث نحوه پاسخ به فن آوری اطلاعات و بویژه فن آوری اطلاعات دسته بندی می کنیم و صفات هریک را بر می شماریم.
از آنجا که گسترش فن آوری اطلاعات و ارتباطات و در پی آن مدیریت دیجیتالی سازمان ، خود مقوله ای جدید است لذا سوابق تحقیق در این امور محدود به دهه اخیر می باشد. در کشور ما ایران نیز چند سالی است که سازمانها با دو رویکرد کلی به سمت مدیریت دیجیتالی کشیده شده اند.
▪نخست : برای رهایی از حجم بالای پردازشهای بروکراتیک سازمانی
▪دوم : برای تظاهر به نوگرایی و مدرن بودن .
که متاسفانه رویکرد دوم غالب است. این در حالی است که سازمان های قدیمی تر با ساختار کلاسیک به تازگی با رقیب تازه ای روبرو شده اند : سازمانهای مجازی و دیجیتالی. از سوی دیگر مرزها در نوردیده شده اند و تجارت و بازاریابی جهانی(Global Marketing) ، همه کسب و کارهای محلی (Local Business) را در برابر رقبای جهانی قرار داده است.
این شرایط که به کلی بیسابقه است ، تعاریف پایه را نیز دستخوش دگرگونی کرده است.
● شرح :
عمده ترین چالشهای مدیریت دیجیتال در سالهای گذشته و پیش رو عبارتند از :
۱- امنیت
۲- ثبات
۳- روابط انسانی
۴- سرعت تحولات
۵- تغییر اصول و تعارف پایه مدیریت
که به شرح مختصری پیرامون هریک از موارد بالا و بررسی اثرات جانبی برنامه های اصلاحی می پردازیم که برای آنها تدارک دیده شده است.
۱- امنیت : (Security)
امنیت اطلاعات و حفاظت از اسرار سازمانی همواره ذهن مدیران را مشغول خود ساخته است. ساخت صندوقهای ایمنی و مکانیزمهای حفاظتی برای نگهداری از اسناد کاغذی ، خود صنعتی گسترده را پدید آورده است. مراقبت از اسناد کاغذی چندان مشکل نیست. اما هرچه این امنیت را بالاتر ببریم هزینه و زمان دسترسی (Access Time) را افزایش داده ایم. اما با پیدایش رایانه ها و ظهور نوع تازه ای از سند بنام سند دیجیتال کار ویرایش و دسترسی ، صدور و انتقال اسناد ساده و مکانیزه گردید . همزمان با این دگرگونیها نوع تازه ای از تخلفات نیز مشاهده گردید و مساله امنیت اسناد دیجیتالی مطرح شد. همچنین مشکلات اعتبار سنجی (Authentication) و امضای دیجیتال (Digital Sign) خود مقوله ای شد که مدیران را بیش از پیش از الکترونیکی نمودن اسناد حساس و دارای اعتبار حقوقی منصرف ساخت.
دلیل این بی میلی و انصراف سه چیز میتواند باشد :
الف : عدم طراحی سیستم اطلاعاتی بصورت درست و منطبق با نیاز سازمان.
ب : عدم آشنایی کارکنان با مفاهیم فن آوری اطلاعات و ناتوانی در کار با رایانه
ج : رشد روزافزون تخلفات دیجیتال و نگرانی از امنیت داده ها.
مورد الف بویژه در کشورهای در حال توسعه که نخستین برخوردها را با فن آوری اطلاعات تجربه می کنند فراوان دیده می شود. حتی گاه به سختی می توان یک سیستم یکپارچه و بی عیب و نقص را در این کشور ها پیدا کرد.
ب: عدم آشنایی کارکنان و مدیران با مفاهیم بنیادین فن آوری اطلاعات.
مدیران در عصر دیجیتال نیاز به دو نوع سواد تازه دارند. یعنی علاوه بر تخصص های اساسی به دو دانش زیر نیز نیاز مندند :
۱- سواد کار با اطلاعات
۲- سواد کار با رایانه
سواد کار با اطلاعات همانا دانش بهره گیری و تجزیه و تحلیل اطلاعات است. زندگی امروز بیش از هر زمان دیگری به اطلاعات وابسته است. گاه با شنیدن یک عدد شاد و گاه غمگین میشویم. و یک عدد میتواند یک مدیر را موفق و یا از کار برکنار سازد. اما بدلیل هجوم انبوهی از اطلاعات ، نیاز به ابزار پردازش اطلاعات احساس می شود. این ابزار نیز رایانه ها هستند . و منظور ما از رایانه تنها یک سخت افزار تزیینی نیست ، بلکه منظور یک سیستم اطلاعاتی دقیق و منسجم متشکل از سخت افزار و نرم افزار مناسب است. کار با رایانه و بهره گیری از سیستم های اطلاعاتی برای اهداف پردازشی و تجزیه و تحلیل نیز خود نیازمند کسب تجربه و دانش تخصصی مربوط به خود دارد.
و ضعف مدیران در این دو نوع سواد اطلاعاتی ( نوع اول و نوع دوم) یکی از چالشهای پیش روی مدیران و دلیل مقاومت آنها در برابر رایانه ای شدن امور است. حال هر نوع سازمانی که باشد خواه دولتی و خواه خصوصی ، خواه تجاری و خواه فرهنگی.
ج: تخلفات دیجیتال: امروزه کودکان از والدین باهوش ترند. آنها بخوبی با تلفن همراه و رایانه کار می کنند و کارهایی انجام میدهند که والدین از انجام آن عاجزند. مدیران سازمانها نیز در وضع مشابهی قرار دارند. گته کارکنان به اطلاعات محرمانه دسترسی غیر مجاز پیدا می کنند و این مساله که متصدی بخش رایانه شرکت یا سرپرست شبکه بیشتر از مدیر کل سازمان به اطلاعات دسترسی دارد بسیاری از مدیران را کلافه و مضطرب می کند و آنها را از رایانه ای نمودن سیستم اداری منصرف و دلسرد می کند.
۲- بی ثباتی. (Instability)
مشکل دیگری که مدیریت دیجیتالی را محدود و مشکل می کند بی ثباتی حاصل از شکل گیری فضای دیجیتالی (Cyber Space) است. بدین معنی که با دیجیتالی شدن و جهانی شدن رقبا ، شرایط به نحو محسوسی ناپایدار و غیر قابل پیش بینی می شود.
مناقصه ها و مزایده ها ، آگهی های خرید و فروش و انجام معاملات با چنان سرعتی انجام می شوند که گاه سازمانهای کند و کم اطلاع از محیط ، بسیاری از رخداد های مهم و حیاتی محیط خود را هرگز متوجه نمی شوند.
در چنین شرایطی مدیران گاه به جای آنکه تلاش خود را مضاعف کنند و سعی کنند تا خود و سازمان متبوعشان در فضای اطلاعاتی مناسب تنفس کنند ، کناره گیری را پیشه می کنند و با پشت کردن به واقعیات خود را در یک فضای ایزوله اطلاعاتی قرار می دهند.
بویژه سازمانهای دولتی ، که در شرایط غیر رقابتی با فراغ بال به روند ناکارآمد خود ادامه می دهند و ترسی از مشکلات مالی ندارند.
بهر حال آنچه که هست بی ثباتی و عدم اطمینان یکی از ویژگیهای فضای در حال گذار از سنتی به دیجیتال است و خواهیم دید که اغلب مدیرانی که پشت به این حقایق می کنند مدیرانی موسوم به « ملحد و منکر» یا دسته هفتم هستند.
۳- روابط انسانی (Human Relation)
توسعه شبکه جهانی و فن آوری اطلاعات جهان را در یک تور نامریی فرو برده است. امروزه سازمانهای زیادی را میتوان یافت که از نظر جغرافیایی در سرتاسر گیتی پراکنده اند در حالی که تحت پوشش مدیریت واحدی قرار دارند.
و در این میان تهدید روابط انسانی موجود در سازمان ، بسیاری از مدیران را به بازنگری وا می دارد. کم نیستند سازمانهایی که روابط انسانی و کاری مناسب خود را یک سرمایه با ارزش تلقی می کنند و حاضر نیستند با هجوم رایانه ها آنرا به خطر افکنند. این نگرانی اگرچه بجا و منطقی است اما دلیل قانع کننده ای نیست.
بازآفرینی روابط انسانی و کاری یکی از وظایف مهم یک مدیر خوب در عصر دیجیتال است. خواهیم دید که مدیران دسته دوم (متزلزل) و دسته پنجم (مذبذب) چنین رفتاری دارند .۴- سرعت تحولات Speed of Changes
مدیر امروز در هر سازمانی که باشد و به هر یک از دسته های هفت گانه مدیران ( که معرفی خواهیم کرد) متعلق باشد یک مشکل مشترک دارند و آنهم سرعت تحولات است. دهه جاری نسبت به دهه گذشته در زمینه سرعت وقوع تحولات ، سرعت انتقال اخبار و رویداد ها و زمان دگرگونی ها تفاوت فاحشی دارد.
این دگرگونی های تند و سریع باعث می شوند تا زمان منسوخ شدن اطلاعات یا به عبارتی تاریخ مصرف آنها زود فرا رسد. همین مساله هزینه های اطلاعاتی و عملیاتی همه سازمان ها را افزایش داده است. برخورد مدیران با مقوله سرعت تحولات بستگی تام با نوع حرفه آنها دارد. ولی عموما سازمانهایی که نتوانند یک سیستم اطلاعاتی مناسب طراحی و پیاده سازی کنند ، دچار مشکلات عدیده عملیاتی خواهند شد.
۵- تغییر تعاریف Definition in Change
همانطور که در خلاصه مقاله گفته شد تغییر و دگرگونی تعاریف یکی از خشن ترین چالشهای پیش روی مدیران در روزگار حاضر است.
یکی از این دگرگونی ها تغییر مفاهیم ثروت ، سود و تولید می باشد.
روزی روزگاری ثروت مجموعه گنجها و ذخیره های طلا و گوهر و در راس آن تاج و تخت بود. و تولید به کشاورزی و صنایع دستی مربوط به آن محدود بود. اما در پی انقلاب صنعتی و حذف محدودیتهای پیشین بر سر راه تولید ثروت مفهومی تازه یافت و در تولید و ارزش افزوده معنا شد. تا پیش از آن ثروت نیازمند نگاهبانانی چون شوالیه ها و جنگ سالاران بود و راه بدست آوردن آن نیز غارت دیگر ملتها و یا بهره کشی از انسانها بود و در بهترین حالت باج و خراج شاهانه راه گردآوری ثروت محسوب میشد.
اما در تعریف جدید جنگ آوران و سلحشوران بایستی جای خود را به کارآفرینان و متخصصان میدادند. از همین زمان بود که تولید و مصرف در نهادهای جداگانه خانواده و کارخانه انجام پذیرفت. تا پیش از آن تولید و مصرف هر دو در واحد خانواده انجام میشد و خانوار ها با مبادله پایاپای نیازهای یکدیگر را برطرف میکردند. واحد جدید یعنی کارخانه باعث پیدایش طبقه جدیدی از جامعه نیز شد : طبقه کارگر. اثرات سیاسی و اجتماعی این طبقه و کسانی که برای دفاع از حقوق این طبقه ، جامعه را تحت شعاع فعالیتهای خود قرار دادند ، سرتاسر کتابهای سیاسی ، فلسفی و تاریخی دوقرن اخیر را به خود اختصاص داده است. اما تولید صنعتی نیز ( با مفهوم کلاسیک خود) دیری نپایید و مانند همه پدیده های دیگر این کره خاکی دورانی در اوج بود و سپس در سراشیبی رکود افتاد. زیرا سرانجام عصر صنعت جای خود را به عصر جدیدی داد که آن را با نامهای چون عصر انفورماتیک ، رایانه ، یا ارتباطات بیان میکردند. . صنعت بازهم در تحولات روزگار رنگ میبازد و همچنان که طلا و تاج و تخت رنگ باخت .
گرچه خود انقلاب دوم صنعتی ( انقلاب دیجیتالی) را پیامد منطقی و مسلم انقلاب صنعتی دانسته اند اما نکاتی در خور توجه در این تحول یافت میشود که همه مفاهیم اقتصادی را بصورت زیربنایی تحت شعاع خود قرار میدهد. یکی از این دگرگونیهای بسیار جالب توجه ، مفهوم ثروت و دارایی است. در دنیای امروز دانایی و اطلاعات ثروت واقعی است . اگر روزگاری کمپانی خودرو ساز فورد(Ford) بواسطه زمینهای پهناور کارخانه و ماشین آلات مدرن آن ، شرکت ثروتمندی محسوب میشد امروزه کمپانی بزرگ مایکروسافت نه زمین دارد و نه ماشین آلات . تنها دارای آن یک ساختمان است و چند صد دستگاه رایانه اجاره ای. مجموع ارزش آنها کمتر از یک درصد ارزش سهام شرکت در بورس است . پس ثروت واقعی مایکروسافت و یا صدها و هزاران شرکت مشابه آن جایی در جمجمه پرسنل آن قرار دارد. و این است تعریف اقتصاد دانش پایه .(Knowledge Based Economy) دیگر اندوختن جواهرات و یا تل انبار کردن کوهی از ماشین آلات صنعتی نه تنها مزیت رقابتی نیست بلکه تبدیل به عاملی دست و پاگیر شده است. و خوب است بدانید بسیاری از کمپانی های صنعتی جهان همچون فورد و یا بویینگ اقدام به فروش بخشی از خط تولید خود نموده اند. زیرا بوضوح نقطه قدرت این دسته شرکتها در جای دیگری است و مایل هستند تا در همانجا متمرکز شوند. در طراحی محصول و در توانایی های جمعی کارکنان آن.
درک واقعیتهای اقتصاد مدرن و دیجیتالی از آن رو اهمیت دارد که باعث تغییرات اساسی در نگرش و برنامه ریزی استراتژیک فعالان صنعت و اقتصاد و حتی سیاست میشود .
اگر به این باور برسیم که امروزه مدیران نیازهای اطلاعاتی انبود و متنوعی دارند و بدون طراحی یک سیستم اطلاعاتی ، این نیاز برآورده نخواهد شد ، آنگاه نتیجه می گیریم که دیجیتالی شدن دست کم بخشی از امور (امور بیشتر ساختیافته) امری غیر قابل اجتناب است.
برای آنکه نوع برخورد و تصمیم مدیران را در قبال پذیرش فن آوری اطلاعات به عنوان یک بستر توسعه و بلکه بقا بدانیم، آنها را به هفت دسته تقسیم می کنیم:
۱- مدیر ریاکار – دورو
مدیری که اهمیت استراتژیک فن آوری اطلاعات را بخوبی بیان می کند ولی در عمل اجرا نمیکند.
۲- مدیر متزلزل
مدیری که اهمیت استراتژیک فن آوری اطلاعات را با اکراه می پذیرد ، ولی برای پرداختن به مسایل آن آمادگی نشان نمیدهد.
۳- مدیر ملحد و منکر
مدیری که معتقد است فن آوری اطلاعات ارزش ناچیزی دارد و نظر خود را با صراحت بیان می کند.
۴- مدیر غیور – هوادار
مدیری که قانع شده است فن آوری اطلاعات اهمیت استراتژیک دارد و خود را نیز در آن کارشناس و صاحبنظر می داند.
۵- مدیر مذبذب
مدیری که اذعان دارد فن آوری اطلاعات می تواند اهمیت استراتژیک داشته باشد ولی بایستی مرتبا او را قانع ساخت.
۶- مدیر شاه منش
مدیری که اهمیت استراتژیک فن آوری اطلاعات را می پذیرد و بهترین « مدیر عالی اطلاعات » خود را نیز مامور این کار می کند و آنگاه عقب نشینی می کند.
۷- مدیر معتقد
مدیری که اهمیت استراتژیک فن آوری اطلاعات رامی پذیرد و درک میکند که این امر میتواند برای او و سازمان او مزیت رقابتی باشد و در رفتارهای روزانه خود نیز این باور را نشان می دهد و در عمل بدان گرایش دارد.
تنها این گونه مدیران هستند که می توانند سازمانها را برای رویارویی با چالشهای عضر دیجیتال رهبری نمایند.
در حالی که در ادبیات نوین فن آوری اطلاعات و سیستمهای اطلاعاتی گذر از مرز دانستن و رسیدن به اعتقاد به اهمیت سیستمهای اطلاعات و فن آوری مربوطه مورد تاکید قرار می گیرد ولی تحقیقات عموما خلاف آن را نشان می دهند.
در نگاهی تطبیقی به این مساله به استناد به مطالعه ای که در سال ۱۳۷۸ بروی ۳۲ مدیر و ۹۶ کارمند از بانک رفاه کارگران ، بنیاد مستضعفان و جانبازان ، سازمان امور اداری و استخدامی کشور ، گمرک ، شهرداری تهران ، وزارت نیرو ، اداره کل معادن و فلزات از استانهای تهران ، خراسان و خوزستان صورت پذیرفت ، مشخص گردید که هنوز تا مرز اعتقاد به این مساله شکافی عظیم به چشم میخورد و اکثر مدیران عالی در این بررسی فقط به میزان قابل توجهی (۸۷ درصد) با شبکه اینترنت و ابزار های مجازی سازی آشنایی دارند. این در حالی است که میزان آشنایی کارمندان با ابزارهای مجازی سازی فقط در حد ۲۳ درصد بوده است. در بررسی دیگری (به راهنمایی جناب دکتر علی رضاییان دانشیار دانشکده مدیریت دانشگاه شهید بهشتی) مشخص گردید که تنها ۵۸ درصد از سازمانهای دولتی به شبکه اینترنت متصل هستند و میزان اتصال آنها به شبکه داخلی اطلاع رسانی در حد ۶۶ درصد است. به نظر میرسد که برای نیل به الگوی اعتقاد به اهمیت فن آوری اطلاعات باید از طریق برنامه ریزی و پیاده سازی برنامه های آموزشی اقدانات موثری صورت پذیرد.
●مدیر عالی مناسب عصر اطلاعات چگونه فردی است ؟
در حالی که بسیاری از رهبران هوش بالایی دارند ولی همگی آنان ضرورتا حس کنجکاوی ندارند. مدیرانی که در سطح جهانی فعالیت می کنند کجنکاوی را پیشرانه خود برای درک هرچه بیشتر از جهان می دانند. شخصیت فردی مدیران عالی موفق در عصر اطلاعات ویژگیهای خاصی همچون کنجکاوی را در خود دارد.
ابعاد شخصیتی مدیران عالی عصر اطلاعات:
۱- ارتباط عاطفی با افراد دارای زمینه های گوناگون فرهنگی
I. علاقه و توجه صمیمانه به دیگران
II. تلاش برای گوش شنوا داشتن در ارتباط با دیگران
III. شناخت دیدگاههای مختل
۲- انسجام شخصیتی
مدیران اجرایی ، انسجام شخصیتی را بر اساس رفتارهای اخلاقی و وفاداری به ارزشها و راهبرد سازمان تعریف می کنند.
در فعالیتهایی که در سطح جهانی انجام می شوند ، استانداردهای رفتار فردی و سازمانی هردو در معرض مصالحه قرار دارند. مدیران اجرایی در سطح جهانی بیان میدارند که انسجام شخصیتی میزان اعتماد عمومی در سطح سازمان را به نحو قابل ملاحظه ای افزایش می دهد.
پاره ای ویژگیهای شخصیتی و رفتاری دیگر نیز برای مدیران عالی موفق در عصر اطلاعات بر شمرده شده است. ویژگیهایی همچون : استقبال از دوگانگی ها ، توانایی مدیریت عدم اطمینان ، تنش زدایی و درک ، فهم گسترده و سیستمی و سرانجام باور به این نکته که روزگار جدیدی آغاز شده است.
●● نتیجه :
چالشهای پیش روی مدیران و سازمانها در عصر حاضر همگی از جنس تازه ای هستند و رویارویی با آنها نیازمند یک درک عمومی و سیستمی (جامع) و اعتقاد راسخ به اهمیت این تحولات است.
زندگی و کسب و کار در چنین روزگاری پنج جنبه اساسی را برای کارآمدی الزامی می نماید:
۱- ایجاد فضای مناسب
۲- اولویت بندی
۳- بروز نشانه های مثبت
۴- صرف وقت مفید
۵- همکاری صمیمانه با مدیران عالی
فن آوری اطلاعات معماری سازمانها را از درون و بیرون تغییر میدهد و مدل تازه ای را جایگزین می نماید.
در این تحقیق چشم اندازی از چالشهای پیش رو و نحوه رویارویی مدیران با آن چالشها بدست آمد. ولی آنچه هنوز کمتر بدان پرداخته شده نقش مشکلات گذشته و کهنه شده سازمان در نحوه رویارویی با چالشهای دیجیتال است. سازمانی که اشکال ساختاری دارد ، کمبود نقدینگی دارد ، ضعف نظارتی و مدیریتی دارد ، و بهره وری کارکنان آن بشدت پایین تر از حد استاندارد است چگونه با این چالشها روبرو خواهد شد ؟ صنایع چوب زیر بغل که با حمایت های آشکار و پنهان دولت گذران می کنند آیا می توانند به فن آوری اطلاعات به چشم یک مزیت رقابتی و یا بستری برای توسعه و رشد جهش گونه بنگرند ؟ بی گمان پاسخ را می دانید. پس نخستین گام ایجاد اراده تحول خواهی و روحیه و جسارت تغییر پذیری است. زیرا تنها ثابت دنیای ما همانا تغییر است.