سازمان ها و انجام مدیریت

عطا موحد
سازمان
بنا به تعريف، سازمان عبارتست از "اجتماع دو يا چند نفر و همكاري آنها براي نيل به هدفي مشترك از طريق تقسيم كار و وظايف و از مجراي سلسله مراتب اختيار و مسئوليت."
تعاريف مرتبط)
حال كه سازمان را از ديدگاه علم مديريت، بررسي نموديم، لازم است كه واژه ها و تعاريفي كه مرتبط با آن است را نيز تبيين نماييم.

1) واحد سازماني: قسمتي از كل سازمان كه مسؤول اجراي يك رشته فعاليت هاي مرتبط است، مانند " وزارت اقتصاد و امور دارايي" متعلق به " سازمان دولت ايران" .
2) رده (طبقه) سازماني: به تعدادي واحد سازماني گويند كه در يك رديف قرار دارند، مانند " معاونين " يا " مديران كل" يك سازمان .
3) ساخت(ساختار)سازماني: از تركيب چند رده سازماني به ترتيب سلسله مراتب اداري تشكيل مي شود ؛ مانند ساختار سازماني در يك شركت بيمه.

مديرعامل
معاون مالي و اداري معاون فني
مدير واحد مالي مدير واحد فني
پرسنل واحد مالي پرسنل واحد فني

"نمونه اي از ساختار سازماني در يك شركت بيمه"

انواع سازمان)
سازمانها را براساس ساختار سازماني آنها مي توانيم به 2 شكل كلي زير طبقه بندي نماييم:
1) سازمان رسمي : در اين نوع سازمان ، ساختار رسمي از قبل بصورت آگاهانه و در راستاي هدفي مشخص، مجموعه روابطي را برقرار مي سازد ؛ به عبارتي ديگر، در سازمان رسمي ، مدير، روابط سازماني را بطور مكتوب از طريق سلسله مراتب اداري براي كاركنان تشريح مي نمايد. تغييرات بعدي در صورت لزوم، مي تواند بطور رسمي يا غير رسمي انجام گيرد.
2) سازمان غير رسمي : در هر سازماني، روابطي ميان كاركنان ايجاد مي گردد كه بصورت ناخودآگاه بوجود مي آيد، در نتيجه اين روابط در سازمان رسمي، نوع ديگري از ساخت سازماني بنام سازمان غير رسمي بوجود مي آيد؛ اگر چه اين نوع سازمان بصورت غير رسمي و روابط آن بصورت شفاهي است، اما هيچ مديري نمي تواند در سازمان خود، آنرا ناديده بگيرد؛ به ديگر سخن، سازمانهاي غير رسمي از ملزومات تمام سازمانها به شمار مي روند.

عناصر مهم ( مشخص كننده) ساختار سازماني
هنگام تشكيل يك ساختار سازماني بر روي عناصري تأكيد مي شود كه مهمترين آنها را از نظر مي گذرانيم:
1) هدف: بنا به اهداف مورد نظر در يك سازمان، اهداف ساختار سازماني متفاوت خواهد بود؛ به عنوان مثال در وضعيتي كه كارها بصورت روتين (راهوار) انجام مي گيرد،‌ مي توان از ساختار كلاسيك، بروكراتيك و در صورتي كه در هر نوبت، كارها متفاوت باشد،‌از ساختار ارگانيكي استفاده نمود.
2) تقسيم كار و تخصص(تخصصي شدن): با تقسيم و تخصصي نمودن امور، اثربخشي و كارآيي سازمان افزايش مي يابد؛ زيرا افراد مناسب براي انجام كار خاص گمارده مي شوند و از اتلاف وقت به دليل عدم تناسب شغل(تخصص) با شخص جلوگيري به عمل خواهد آمد.
3) درجه رسمي شدن: درجه رسمي شدن به ارجحيت انجام يك كار در سازمان مربوط است؛ هر اندازه ارجحيت كار، مشخص تر باشد، درجه رسمي شدن نيز افزايش مي يابد.
4) حيطه نظارت: حيطه نظارت بدين معناست كه چه تعداد زيردست، مستقيماً زير نظر يك بالادست فعاليت مي كنند(گزارش كار خود را به بالادست ارائه مي دهند).
5) تعداد سطوح سازماني: تعداد سطوح سازماني با حيطه نظارت رابطه مستقيم دارد و به مسطح و يا بلند بودن سازمان منتهي مي شود (‌اگر حيطه نظارت مديران وسيع باشد، سازمان از عرض گسترش مي يابد كه به آن سازمان مسطح و چنانچه حيطه نظارت مديران محدود باشد، سازمان از طول گسترش مي يابد كه به آن سازمان بلند مي گويند).
6) درجه تمركز: به ميزان تفويض اختيار تصميم گيري در سطوح مديريت سازمان مربوط مي شود؛ چنانچه اختيار از بالا به پايين واگذار شود،‌ عدم تمركز و چنانچه اختيار، فقط در سطح بالاي سازمان تجمع نمايد (اختيار تصميم گيري براي مديران)، بيانگر سازمان متمركز خواهد بود.
7) درجه پيچيدگي: درجه گسترش سازمان بصورت افقي، عمودي و جغرافيايي را بيان مي نمايد. همراه با گسترش فعاليتهاي سازماني، درجه پيچيدگي سازمان نيز افزايش مي يابد. شايان ذكر است پيچيدگي در سازمانها مي تواند مشكلات ارتباطات، هماهنگي و نظارت را به همراه آورد.
8) تقسيمات اداري: بر اساس تقسيم كار و درجه تخصص و نيز با گردآوري وظايف شغلي ويژه، قسمتهاي مختلف سازمان شكل مي گيرند.
9) ايجاد ارگانهاي صف و ستاد: ارتباط بين واحدهاي صف و ستاد، از موضوعاتي است كه در طراحي سازمان بر روي آن تأكيد مي شود (واحدهاي صف: به واحدهايي اطلاق مي شود كه مستقيماً در تصميم گيري و تعيين خط مشي كلي سازمان مشاركت مي كنند، مانند مديران عالي سازمان؛ واحدهاي ستاد: به واحدهايي اطلاق مي شود كه بصورت غير مستقيم و از طريق واحدهاي صف به آنها كمك مي كنند، مانند مشاوران مديران يك سازمان).
10) كميته ها و گروهها: در سازمانها گاهي در زمينه هاي مختلف از كميته ها و گروههايي بصورت رسمي استفاده مي شود. اينگونه واحدها هم اختيار در تصميم گيري دارند و هم وظايفي چون كمك به مدير، انجام وظايف ستادي و غيره را به عهده مي گيرند.
11) كانالهاي ارتباطي و شكل آنها: روندهاي ارتباطي بين واحدهاي بوجود آورنده سازمان، عامل ديگر مشخص كننده سازمانهاست. اين روابط در برخي سازمانها، عمودي و در برخي ديگر مي تواند بصورتهاي عمودي، افقي و مورب باشد.

بحث در خصوص سازمان و اجزاي آن بسيار وسيع و پيچيده است و ما در اينجا نمي خواهيم كه بيش از اين، آنرا مو شكافي نماييم؛ مسائل مختلف ديگري در سازمانها اتفاق مي افتد كه ما فقط آنها را فهرست وار معرفي مي نمائيم:
ارتباطات در سازمانها، تضّاد نقش در سازمانها، تعارض در سازمانها، گروه در سازمانها و ...
مديريت
مي دانيم هر مجموعه اي – خواه كوچك يا بزرگ – نيازمند كسي است كه بتواند آنرا بدرستي اداره نمايد؛ از آنجا كه بحث ما در خصوص سازمانهاست، و مديريت نيز به عنوان اولين اصل در اداره سازمانها مدّ نظر قرار مي گيرد، از اين منظر، ديدگاه مديريت را در خصوص سازمانها بررسي خواهيم كرد.
مديريت چيست ؟
در خصوص واژه مديريت، صاحب نظران مختلف، تعاريف متنوعي ارائه داده اند كه به عنوان نمونه 3 تعريف ذيل ارائه ميگردد:

1) طبق نظر stoner ؛ مديريت عبارتست از "فرآيندهاي برنامه ريزي، سازماندهي، رهبري و كنترل تلاشهاي اعضاي سازمان و بكارگيري همه منابع سازماني قابل دسترس، براي رسيدن به اهداف سازماني از قبل مشخص شده"
2) طبق نظر Robbins ؛ مديريت " فرآيند تحصيل و دسترسي و تحقق فعاليتها بطور كامل و كارآ با و از طريق ديگران" است.
3) طبق نظر رضائيان؛ مديريت " فرآيند به كارگيري مؤثر و كارآمد منابع مادي و انساني در برنامه ريزي، سازماندهي، بسيج منابع و امكانات و هدايت و كنترل است كه براي دستيابي به اهداف سازماني و بر اساس نظام ارزشي مورد قبول، صورت مي گيرد."
با توجه به اين تعاريف مي توان نتيجه گرفت كه:

1) مديريت يك فرآيند است (فرآيند يا فراگرد: رويدادها و فعاليتهاي مربوط به هم كه در جهت اهدافي حركت مي كنند، تغيير به سوي هدف با استفاده از مكانيزم بازخور، شيوه اي منظم براي انجام امور، جريان قابل تشخيص از رويدادهاي به هم وابسته در راه رسيدن به هدف).
2) مفهوم نهفته مديريت، هدايت تشكيلات انساني است.
3) مديريت مؤثر تصميم هاي مؤثري گرفته و به نتايج مطلوبي دست مي يابد.
4) مديريت كارآ، مصرف مدّبرانه امور است.
5) مديريت، برفعاليتهاي هدفدار، متمركز است.

مدير كيست؟
طبق مشهورترين و ساده ترين تعريف و با توجه به تعاريف فوق، مدير، كسي است كه كارها را به بهترين نحو ممكن، با و از طريق ديگران انجام مي دهد.

علم يا هنر؟
مديريت را تركيبي از علم و هنر مي دانند؛ زيرا " بخشي از آن را مي بايست از طريق آموزش فرا گرفت." و " بخشي را مي بايست ضمن كار آموخت." ماحصل آنچه كه در قسمت اول بدست مي آيد را علم مديريت و آنچه در قسمت دوّم بدست مي آيد را هنر مديريت مي نامند؛ يعني علم دانستن و هنر توانستن.

وظايف مديريت
پس از اينكه تعاريفي از مديريت و مدير ارائه نموديم، مي بايست به اين مبحث رسيدگي كنيم، حال يك مدير چه وظايفي به عهده خواهد داشت؟در پاسخ به اين سؤال بايد گفت: عليرغم آنكه هيچ طبقه بندي واحدي براي وظايف مديريت وجود ندارد، اماوجوه مشتركي ميان نظرات تمام دانشمندان اين علم به چشم مي خورد، بنابراين با توجه به موارد ذكر شده مي توان چنين گفت:
"برنامه ريزي، سازماندهي، هدايت، فرماندهي و كنترل، بعنوان وظايف مديريت، مورد توجه هستند.
مكاتب( تئوري هاي )مديريت

1)مكتب(تئوري)كلاسيك
2)مكتب(تئوري)نئوكلاسيك(نهضت روابط انساني)
3)مكتب(تئوري)مدرن(تحليل سيستمي سازمان)
4)مكتب(تئوري)اقتضاء