ترفندهای ریز و درشت از مایکروسافت آفیس

[Mohamad]

در این ترفند قصد داریم به معرفی تعداد زیادی ترفند کوچک اما در عین حال کاربردی و هوشمند بپردازیم که هر یک در یکی از برنامه های مجموعه نرم افزاری آفیس همانند Word ، Powerpoint و ... کاربرد دارد. در صورتی که بسته نرم افزاری آفیس بر روی سیستم شما نصب است این ترفندهای را از دست ندهید چرا که واقعأ به کار شما خواهند آمد.
- جابجايی متن: Word97-2003
با ترفند زير به راه حلی راحت و سريع برای كپی و يا جابجايی قسمتی از متن دست خواهيد يافت: ابتدا متن و يا گرافيكی را كه تصميم به حركت آن داريد علامتگذاری كنيد. صفحه تصوير را با كمك حاشيههای آن كه در سمت راست و گوشه قابل حركتند. به قدری جابجا كنيد كه مكانی را كه میخواهيد عنصر مربوطه به آن اضافه شود كاملا در ديد قرار بگيرد. سپس برای جابجايی دكمه <Ctrl> و برای كپی كردن تركيب دكمههای <Ctrl>-<Shift> را كليك كرده و با دكمه راست موش بر روی مقصد كليك كنيد.

توجه: در هنگام تكان دادن ويا بالا و پايين بردن، اجازه تكان دادن نشانگر را نداريد، چرا كه كه بخش علامتگذاری شده از حالت انتخاب خارج خواهد شد.
Animations -: در پاورپوينت XP/2003
برای اينكه در يك Presentation پاورپوينت عناصر خاصی را نشان دهيد، برای مثال بخش های متنی را پس از شروع كار، ابتدا عنصر مربوطه را علامتگذاری كنيد. اگر حوزه انتخابی شما مربوط به چند عنصر میباشد، يكی پس از ديگری آنها را با فشار دكمه <ctrl> علامتگذاری كنيد.
پس از يكبار راست كليك كردن، گزينه Customize Animation و سپس Add Effect را برگزينيد. برای مثال میتوانيد برای بخش Entry جلوه Approach را انتخاب كنيد.
اگر ظاهر شدن در هنگام معرفی را خواستاريد اما میخواهيد كه آنرا شخصا كنترل كنيد در گزينه Start گزينه as click را برگزينيد و اگر میخواهيد كه به صورت اتوماتيك جلوه مورد نظر ظاهر شود از گزينه With previous استفاده كنيد. اگر خواستار پديدار شدن دستهای از جلوهها يكی پس از ديگری میباشيد. باز گزينه Start را برگزينيد و سپس After Previous را انتخاب كنيد.
ترتيب ظاهر شدن جلوهها را میتوانيد در گزينه Change Order تغيير دهيد.
- ذخيره كردن پيوست نامههای الكترونيك: Outlook2000-2003
برای اينكه چند فايل موجود در پيوست يك نامه الكترونيك را ذخيره كنيد، احتياجی به فراخوانی تكتك آنها نداريد. برای اينكار نامه مورد نظر را باز كنيد و گزينه موجود در منو با نام File->Save Plants را برگزينيد. اكنون در بخشی شاهد اسامی تمامی فايلهای پيوستی خواهيد بود. در حالت استاندارد، همه آنها علامتگذاری شدهاند. با فشار دكمه <Ctrl> میتوانيد هر كدام از فايلها را كه نمیخواهيد ذخيره كنيد، از حالت علامتگذاری شده در آوريد.
- ارتباطات سلولی: اكسل 97-2003
شما میتوانيد ارتباطات سلولی نسبی را پس از انجام كار در يك فرمول به ارتباطات سلولی كامل تبديل كنيد و برعكس. برای اينكار به سلول مورد نظر برويد و در سطری كه در حال تغييراتی در آن هستيد يك گزينه سلول و يا تمامی فرمول را علامتگذاری كنيد. با دكمه <f4> اكسل نوع ارتباطات سلول را عوض خواهد شد. مثلا a1 بنا به ترتيب تبديل به A$1، $A$1 و $A1 خواهد شد.
- انتخاب مكان: Word 2000-2003
قالبهای اتوماتيك به سختی با موش در يك متن به مكان خاصی انتقال پيدا میكنند. بهترين راه اين ايست كه در حالی كه دكمه <Ctrl> را كليك كردهايد با دكمههای جهت كار كنيد. با اين كار، گرافيك مورد نظر را به اندازه يك پيكسل جابجا میكنيد. بدون فشار دادن دكمه <Ctrl> قالب اتوماتيك را به خط بعدی انتقال خواهيد داد. فاصله ميان خطوط و يا بعضی اوقات قالبها را در نوار ابزار در گزينه draw و زير گزينه reticule میتوانيد تنظيم كنيد و يا تغيير دهيد.
- حذف ماكروهايی كه بصورت خودكار اجرا میشوند:
در (Excel/Word(2000-2003 میتوانيد در هنگام باز كردن سندی از آفيس، روند يك Auto Open Macro ساخته شده با آن را بدون از كار انداختن تمامی macrosها از بين ببريد. برای اينكار طبقه امنيتی را در Word و اكسل با كمك گزينههای Tools->Macro->Security به حد متوسط برسانيد. اكنون اگر در هنگام فراخوانی يك سند دكمه <shift> را فشار دهيد، ديگر روند Auto Open Macro انجام نخواهد گرفت.
- چاپ رنگی: OpenOffice.org
اگر هنگامی كه شروع به استفاده از يك پرينتر رنگی كرديد، به اين نتيجه رسيديد كه تمامی برنامههای كاربردی به صورت رنگی چاپ میكنند و فقط Openoffice.org نمیتواند رنگی چاپ كند، بهتر است كه گزينه Tools->Options->Print را كنترل كنيد. تحت گزينه گفته شده برنامه Openoffice.org امكان سياه سفيد كردن كامل عكس را قبل از چاپ میدهد. اين گزينه را بايد به كلی غيرفعال كنيد.
- رسيدن سريع به پوشه مورد نظر: آفيس 2003
در آفيس 97 تا ايكسپی گزينههای Open و Save as دارای زير گزينهای به نام Tools میباشند. در اين بخش گزينهای هم معنی با Add to Favorites به چشم میخورد. با انتخاب اين گزينه، پوشه انتخاب شده را به ليست Favoriteها اضافه میكنيد.
در قسمت چپ پنجره ايكون Favorites را میتوانيد مشاهده كنيد. پس از يكبار كليك كردن بر روی اين آيكون ، ليستی از Favoriteهای شما برای انتخاب حاضر خواهند شد. در آفيس 2003 اين عملكرد وجود ندارد. به جای آن در گزينه Extras زير گزينه Add to My places به چشم خواهد خورد. با انتخاب اين زير گزينه پوشه مورد نظر را به نوار موجود در سمت چپ پنجره اضافه خواهيد كرد. برای اينكه تا حدودی به نحوه عملكرد معمولی و عادت كرده خود باز گرديد، میتوانيد در اينجا پوشه favorite خود يعنی (userprofile%favorits%) را اضافه كنيد.
بايگانی فايل: Word 97-2003
اينكه نرمافزار Word چه پوشهای را به صورت استاندارد در زمان استفاده از گزينههای File->Open يا File->Save نشان میدهد میتوانيد شخصا تعيين كنيد تنظيمات مربوطه را میتوانيد در Tools->Options->File locations->Documents بيابيد. اينكه فايلهايی را كه شخصا درست كرده و به صورت الگو در آوردهايد در كجا ثبت میشوند، نيز در همان بخش، قسمت User templates قابل مشاهدهاند. نرمافزار Word هنگامی كه شما برای ذخيره نوع فايلی DOT را انتخاب كنيد از اين دايركتوری استفاده میكند.
توسط دكمه Modify در همان بخش میتوانيد تنظيمات مربوطه را تغيير داده و تعيين كنيدكه برای مثال فايلهای DOT و DOC در كجا ذخيره شوند.
بستن همه: اكسل
اگر به برنامه اكسل پايان نبخشيدهايد، اما میخواهيد كه تمامی پوشههای كاری باز، بسته شوند. دكمه <shift> را فشار داده و گزينه File را از منو برگزينيد به جای گزينه Close كه معمولا در منو وجود دارد اكنون گزينه Close all به چشم میخورد. در مورد فايلهايی كه هنوز آنها را ذخيره نكردهايد، از شما دوباره سوال خواهد شد.
تكميل تقويم: اكسل 97-2003
اگر میخواهيد كه از عنصر هادی تقويم در اكسل بدون اكسس استفاده می توانيد نسخه 9.0 آنرا از آدرس زير داونلود كنيد:
http://download.microsoft.com/downlo...s/actxsamp.exe
حجم اين فايل 1.8 مگابايت میباشد.
اين برنامه در تمامی نسخههای اكسل از 97 تا 2003 كار میكند. فايلها را در دايركتوری مورد نظر از حالت فشرده خارج كرده و اگر از اكسل 97 استفاده میكنيد، فايل MScal.OCX را در دايركتوری C:WindowsSystem32 كپی كنيد.
برای اكسل 2003 و 2000 و يا ايكسپی بايد آنرا به دايركتوری آفيس مثلا در C:programsMicrosoftofficeoffice برده و سپس فايل را توسط Start->Run با دستور Regsvr32mscal.OCX ثبت كنيد.
سپس میتوانيد عمليات فعالسازی تقويم را شروع كنيد. پس از اينكه عنصر تقويم را اضافه كرديد میتوانيد در پنجره خصوصيات مربوط به Visual-Basic-Editors كه با دكمه <F4> نيز فعال میشود، برای خصوصيات Month length و Day length گزينه System يا (System(middle را بر گزينيد در اين صورت در تقويم اسامی روزها و ماهها به زبان ديگری نيز نشان داده خواهد شد.
محاسبات بدون فرمول: اكسل
اگر پس از انجام كارتان متوجه شديد كه بايد تمامی اعداد يك ستون و يا يك محدوده را 3 درصد افزايش دهيد و يا از همه اعداد ارزش ثابتی را كم كنيد، دو راه خواهيد داشت:
بيشتر كاربران اكسل از يك ستون كمكی با فرمول حدودی AA*1,03= استفاده میكنند كه بعد از آوردن ستون به اندازه مورد نياز آن را به طرف پايين خواهند كشيد. برای جايگزينی ارزشهای كاملا عددی در فرمول بايد ستون گفته شده پس از آوردنش كپی شده و توسط گزينههای Edit->Paste Special->Values بنا به ارزش عددی مورد نظر كمتر شود. پس از انجام كار اجازه داريد كه ستون خروجی را پاك كنيد و اما راهی سادهتر:
در يك سلول خالی ارزش 1,03 را وارد كنيد، با دكمههای <Ctrl>-<C> آن را كپی كنيد، ستون مورد نظر را علامتگذاری كرده و سپس گزينههای Edit->Paste Special->Multiply را برگزينيد.
سلول كمكی با ارزش 1,03 را میتوانيد پس از انجام كار پاك كنيد.
- تناسب دادن نمای روز: Outlook 2003
در تقويم Outlook به راحتی توسط دكمههای موجود میتوانيد صفحات را ميان نمای هفتههای كاری، ماهها و هفتهها عوض كنيد اما مسئلهای كه كسی زياد به آن آشنايی ندارد، اينست كه توسط دكمههای تركيبی به راحتی میتوانيد نمايی از 1 تا 10 روز را به نمايش بگذاريد. برای اينكار در يكی از نماهای موجود اولين روز مورد نظر را علامتگذاری كنيد، سپس دكمه <ALT> را با عددی ميان يك تا ده فشار دهيد . در اين ميان دكمه <O> برای عدد ده میباشد. از دكمههای اعداد معمولی در كيبورد استفاده كنيد.
- مديريتی سريعتر: PowerPoint 97-2003
در زمان يك معرفی ( Tarfandestan ) برای نشان دادن فويل قبلر از <Cursor left> و برای فويل بعدی از <Cursor Right> استفاده میشود. اگر شماره فويل را وارد كرده و دكمه <Return> را بزنيد، مستقيما به صفحه مورد نظر خواهد رفت از نسخه 2000 به بعد نيز اگر دكمه راست و چپ موش را چند ثانيه با هم در حالت كليك نگه داريد. به صفحه شماره يك باز خواهيد گشت.
- كوچكتر كردن Data File: در Outlook 2000-2003
برای كوچك كردن فايلهايی از Outlook مانند Outlook.PST يا Archive.PST گزينههای File->Data file Management را در Outlook ايكسپی و 2003 برگزينيد. فايل مورد نظر را علامتگذاری كرده و سپس Setting را بر گزينيد. در قسمت باز شده گزينه Compress now را برگزينيد در Outlook 2000 گزينههای View->File lists را انتخاب كرده و با دكمه راست موش گزينه Outlook Today «پوشه شخصی» را كليك كنيد. سپس Properties را برگزيده و در بخش General گزينه Advanced را كليك كنيد. در آخر گزينه Compress now را برگزينيد.
- كنترل علامتگذاریها: اكسل 97-2003
هنگامی كه محدوده بزرگی از يك جدول را علامتگذاری كردهايد، مشكل خواهد بود كه همه آن را كنترل كنيد. در اينجا تركيب دكمهها به شما كمك میكنند:
كليك كردن پشت سرهم <ctrl>-<shift>-<#>i> به شما در جهت حركت عقربههای ساعت هر چهارگوشه مكان علامتگذاری شده را نشان خواهد داد.
- مقايسه صفحات جدول: اكسل 97- 2003
اگر دو صفحه حدودا يكسان و مشابه به هم در اختيار داريد و میخواهيد كنترل كنيد كه كدام يك از سلولها در يك پوشه كاری با هم تفاوت دارند،اينگونه عمل كنيد: در پوشه انتخابی ابتدا يك سوم صفحه جدول را انتخاب كنيد و يا تشكيل دهيد و در سلول A1 فرمول زير را نوشته و با دكمه <Return> آنرا تاييد كنيد:
If(Identical(<page1>!A1,<page2>!A1);'''';****)i=
سپس سلول را علامتگذاری كرده و در گوشه پايينی سمت راست بخش علامتگذاری شده كليك كنيد و در حالی كه دكمه موش را در حالت كليك نگه داشتهايد گوشه سلول را تا تمام سلولهايی كه میخواهيد كنترل شوند، بكشيد. روند را از راه كشيدن ستون پر شده به سمت راست و بر روی تمامی ستونها كه میخواهيد كنترل كنيد، تكرار كنيد. تمامی سلولهايی كه گزينه ,,,*** برای آنها در نظر گرفته میشود، در هر دو صفحه جدول با هم تفاوت دارند.
- دو Hotkey برای يك كار: اكسل 97- 2003
اكسل دارای يك Hotkey تشريح نشده است هنگامی كه دكمههای <CTRL>-<<>>i> را فشار دهيد نرمافزار ارزش با فرمول يا قالب سلول بالايی را به سلولی كه درون آن هستيد منتقل میكند. البته اگر سلول بالايی را انتخاب كرده و سپس با موش به طرف پايين بكشيد هم باز همن نتيجه را بدست خواهيد آورد. جايگزين اين عمل تركيب دكمههای <CTRL>-<C> و <CTRL>-<V> نيز میباشد. اما تركيب دكمه اولي سريعتر است.
- چاپ Hotkeys: در Powerpoint ايكسپی و 2003
اگر میخواهيد ليستی از تمامی دكمههای تركيبی نرمافزار بر روی برگه داشته باشيد، توسط <F1> بخش كمك PowerPoint را فراخوانی كنيد. اگر Help.Wizard شروع به كار كرد، گزينه Options را برگزيده و گزينه زير را غيرفعال كنيد: Use Office-Wizard
تاييد كرد و سپس دوباره دكمه <F1> را فشاردهيد. در پاورپوينت ايكسپی در بخش Contents ستون Microsoft PowerPoint - Help و سپس Microsoft PowerPoint-entry Helps و در آخر keyboard shortcuts را برگزينيد. در نسخه 2003 بخش table of contents و ستونهاي start and setting و entry helps و keyboard shortcuts را فراخونی كنيد. در اين قسمت سه سند وجود دارد برای چاپ آن ابتدا اولی را علامتگذاری كرده و در قسمت راست پنجره گزينه Display all را برگزينيد تا تمامی زير ستونها بسته شوند. سپس تركيب دكمههای <Ctrl>-<P> را فشار دهيد. اين كار را برای هر سه سند انجام دهيد.
- Forward كردن چند ميل: Outlook XP, 2003
برای اينكه چند خبر را به يك دريافت كننده Forward كنيم، احتياج به باز كردن هر كدام از آنها و انتخاب هر باره دريافت كننده نداريم برای اينكار ابتدا در Inbox تمامی ميلها را علامت میزنيم به محض انتخاب Forward ميلی باز خواهد شد كه خبرهای علامت زده شده را به عنوان پيوست به همراه خواهد داشت. دريافت كننده را انتخاب كرده و به حالت هميشگی ميل را میفرستيم.
- گرافيك در زمينه: Word 2000-20043
میخواهيد به سندی در Word يك زمينه اضافه كنيد تا زيباتر به نظر برسد گزينههای Insert->Picture->Autoshapes را برگزينيد. در نوار ابزار پديد آمده فرم مورد نظر را انتخاب كنيد. مثلا Start and Banners نشانگر موش تبديل به يك ضربدر میشود و شما میتوانيد گرافيك مورد نظر را در سند وارد كنيد و يا آنرا جابجا كنيد. در نسخه Word 2000 از منو گزينه Autoshape formatting را انتخاب كنيد. در نسخههای 2003 يا 2002(ايكسپی) قسمت گرافيكی در يك بخش نقاشی وجود دارد. در اينجا از منو گزينه sign area را برگزينيد گزينههای مورد نظر و قابل دسترس در نسخههای مختلف كمی متفاوت اما در بخش خصوصيات گرافيك موارد كرده همه گزينهها يكسانند.
در بخش layout گزينه Send Behind Text را انتخاب كنيد. در صورتی كه اين گزينه در آنجا نبود روی گرافيك دكمه راست موش را كليك كرده و گزينههای Order و Send Behind text را برگزينيد. در بخش Colors and Lines میتوانيد رنگ گرافيك را انتخاب كنيد. در آخر گزينه OK رافشار دهيد و گرافيك را به نقطه مورد نظر خود انتقال دهيد.
- بهترين پهنا برای يك ستون: اكسل 97- 2003
در حالی كه اعداد كم در پهنای ستون جای میگيرند، هنگامی كه كمی به اعداد اضافه شد يا علاماتی مانند (###) و يا فرمولهای جمع و ضرب لزوم جايگيری در ستون را پيدا كردند. ديگر دلواپسیها و آزمايشات شروع میشوند.با كمك رمز بندی برای ستونها میتوانيد از آزمايشات صرفنظر كنيد. با دوبار كليك كردن بر روی يك خط صفحهای با نام مرزبندی ستونی باز خواهد شد كه به شما اجازه تنظيم اتوماتيك پنهای يك ستون را خواهد داد. برای مثال اگر میخواهيد كه ستون C را تناسب دهيد. بايد در مرزبندی ستونی خط بين C و D دست به تغيير و تنظيم بزنيد.
- رسيدن سريع به مرزها: اكسل 97-2003
میخواهيد هنگامی كه با جداول بزرگ كار میكنيد، به سرعت دستيابی به گوشههای يك صفحه كاری پيدا كنيد. نوارهای حركتی افقی و عمودی صفحه به شما مكان مورد نظر را در جدول نشان میدهند. اگر نمیخواهيد كه هر بار توسط كليك كردن موش با نوارهای حركتی كار كنيد، دكمه <shift> را نگه داشته و قسمت علامتگذاری شده در نوارهای حركتی افقی يا عمودی را به حركت در آورده و بكشيد بدين وسيله به سرعت به هدف خود خواهيد رسيد.