M.A.H.S.A
08-26-2011, 07:56 PM
سازمانهای در حال توسعه و پیشرفت، نیاز به الگوها، استانداردها و مدل های مختلفی دارند كه آنها را در این مسیر هدایت كنند. این مهم است كه نه تنها نبودن الگوهای مناسب موجب انحراف سازمانها و به هدر رفتن منابع آنها می شود، بلكه انتخاب الگوهای نادرست یا فقط كپی برداری از الگوهای خارجی نیز موجب انحراف از مسیر پیشرفت خواهد شد و سازمانها را به كجراهه می كشاند.
در این مقاله به استناد شناخت مولف از زیر ساخت های فرهنگی، صنعتی كشورمان و ضرورتها (باید و نبایدها)ی پیش روی سازمانها، مدلی معرفی شده است كه براساس مطالعه‌های دقیق، روی: مدل ها، استانداردهای موجود داخلی و خارجی و نیز كسب حدود 3 دهه تجربه ها درامور اجرایی، مشاوره، آموزش، ممیزی و ارزیابی در سازمان های مختلف است.
مدل جایزه ملی مدیریت پیشرفت (هفت سین پیشرفت) كه توسط طراح مدل (نویسنده مقاله) طرح ریزی شده است نه تنها شرایط سازمانها را در مسیر سرآمدی مشخص می كند بلكه در تشكیل، تثبیت و ارتقای زیر ساختهای سازمانها بسیار موثر است.
مدل هفت سین پیشرفت، با استفاده از اطلاعات و تجربه‌های كسب شده از استانداردهای ims، تكنیك ها مثل 5s، مدل هایی مثل efqm و نیز بر مبنای زیر ساختهای فرهنگی و اجتماعی كشورمان (هفت سین پیشرفت) طراحی شده است.
انتخاب هفت سین پیشرفت، آن است كه این مدل دارای هفت معیار اصلی و هر معیار اصلی، دارای هفت معیار فرعی وهر معیار فرعی، دارای هفت نكته راهنما است.
این مدل برای تمامی سازمانهای: تولیدی و خدماتی، دولتی و خصوصی، صنعتی و خدماتی، كوچك و متوسط و بزرگ و ... قابل اجرا و بهره برداری است.
سالها تلاش بی وقفه مشاوران، مدرسان، كارشناسان، مدیران و مسئولان سازمان های مختلف در عرصه تولید محصولات مختلف از یك طرف و آموزش و استقرار آموزه های مدیریت از طرف دیگر، نتوانسته است آن‌گونه كه باید و شاید، در شرایط سازمانها تاثیر گذاشته، در روند پیشرفت و رضایت مشتریان مؤثر باشد، علت چیست؟
پیش از آنكه رفتار و عملكرد افراد متولی این موارد را تحلیل كنیم و موردپرسش قرار دهیم، باید ببینیم كه آیا الگوهای منتخب به درستی انجام شده است یا خیر؟
آیا كپی برداری از آخرین دستاوردهای مدیریت، تدوین استاندارد، طراحی مدل و ... می توانند برای سازمانهای ایرانی، كه تفاوت بسیار فراوان و عمیق با سازمانهای كشورهای توسعه یافته دارند و با مسائل، مشكلات و زیر ساخت هایی درگیر هستند كه كاملا متفاوت از شرایط آنها است، تاثیر گذار باشد؟
شاید اغلب ما به این باور رسیده باشیم كه تا زمانی كه زیر ساختهای صنعتی، فرهنگی و .... ما بازنگری، اصلاح و ارتقا نیابند؛ هر گونه سرمایه گذاری روی موارد یادشده، به مانند پرداختن به شاخ و برگ درختی است كه خاك آن نامناسب بوده، از نعمت آب نیز بی بهره است.
نگارنده و طراح مدل جایزه ملی مدیریت پیشرفت بر آن است تا تجربه‌های اجرایی، آموزشی، مشاوره، ممیزی و ارزیابی خود را برای معرفی یك مدل كاملا ملی و البته با استفاده از اطلاعات و تجربه‌های كسب شده در سازمانهای خارج و داخل كشور، ارائه كند.
امید است این مدل مورد توجه سازمان های كشورمان و مسئولان و صاحب نظران مدیریت قرار گیرد.
1. معرفی مدل جایزه ملی مدیریت پیشرفت (هفت سین پیشرفت)
ضرورت های طراحی مدل جدید
در این بخش سعی داریم به این پرسش مهم پاسخ دهیم كه با وجود مدلهای شناخته شده فعلی (اعم از بین المللی مثل efqm اروپا و 2 مدل جایزه ملی در كشورمان) چه ضرورتی به طراحی، معرفی یا اجرای مدل جدیدی وجود دارد؟ پاسخ این پرسش در موارد زیر و به گونه مشروح ارائه شده است:
1. ارزیابی سازمانهای ایرانی در مسیر توسعه می بایستی در چه حوزه هایی باشد؟
توجه به این نكته مهم بسیار دارای اهمیت است كه سازمان های ایرانی نیاز مبرم به توسعه در زمینه هایی مثل فرهنگ، آگاهی كاركنان، استانداردسازی، شایسته سالاری، اصلاح رفتار مدیران به عنوان الگو و رهبر در سازمان، اصلاح و بهینه سازی شرایط محیط كار و سایر زیرساختها دارند. بنابراین ضروری است كه مدل سرآمدی به صورت كاملا شفاف، در این زمینه ها تاكید داشته باشد تا سازمان متقاضی از این الگوها بهره برداری کرده، ارزیابان از این موارد برای ارزیابی و تعیین نقاط قوت و فرصت های بهبود، استفاده كنند.
2. سازمانهای ایرانی در انتخاب، اجرا و حفظ استانداردهای مدیریتی از چه الگوهایی باید استفاده كنند؟
با توجه به اینكه استاندارد حداقل سطح قابل پذیرش برای هر موضوع ویژه است، بنابراین سازمانها اغلب با انتخاب استاندارد سیستم های مدیریت (كیفیت، زیست محیطی، ایمنی و بهداشت و ...) سازمان خود را براساس الزامات این استانداردها به حداقل سطح قابل پذیرش هدایت كرده، با دریافت گواهینامه مربوطه، تنها در ممیزی های مراقبتی به یك سری فعالیت های مقطعی اقدام می كنند تا امكان حفظ گواهینامه فراهم شود.
اگر سازمانی بتواند روند انتخاب، اجرا، حفظ و ارتقای این استانداردها را در روند توسعه سازمان تعریف كند، این اقدام و استانداردهای اجرا شده، خود بخشی از كل روند توسعه خواهند بود كه سازمان ناگزیر به هماهنگی با آن است. بنابراین از ساختار استانداردهای سیستم مدیریت (كه اغلب درسه حوزه: محصول، محیط زیست و منابع سازمان تعریف شده اند) می توان در ساختار مدل سرآمدی استفاده كرد تا سازمانها (اعم از اینكه این استانداردها را اجرا كرده اند یا خیر) ملزم به توسعه این مفاهیم شوند. بنابراین دستاوردهای این استانداردها نیز در سازمان مورد توجه قرار می گیرد.
3. سازمانهای ایرانی به توسعه در زیر ساخت ها نیاز دارند.
مدیران سازمانهای ایرانی به این نكته توجه دارند كه بدون توسعه زیر ساخت ها در سازمان خود، حركت در مسیر توسعه غیر ممكن است، بنابراین ضروری است مدل ارزیابی سرآمدی سازمان در كنار مباحثی مثل: اهمیت به مشتری، جامعه و ... به ارتقای فرهنگ سازمانی، ارتقای آگاهی كاركنان، ایجاد شرایط شایسته سالاری و ... كنند. بر این اساس، سازمان در حال توسعه، می تواند ابتدا با شكل دهی و تقویت این زیر ساختها به توسعه سایر موارد اقدام كند كه خود برخاسته از شرایط مناسبی است كه این زیر ساختها فراهم می سازند.
گفتنی است كه در جوامع توسعه یافته ای مانند اغلب كشورهای اروپایی، بسیاری از این زیر ساختها وجود دارند ولی نباید اشتباه كنیم كه لزوما ما نیز این شرایط را دارا هستیم، پس مدل توسعه و سرآمدی ما نیز می بایستی تفاوتهایی با مدل اروپایی، آمریكایی و ژاپنی داشته باشد. در این مدل توجه ویژه به زیرساختها شده است كه خود مكمل سایر معیارهای سرآمدی هستند.
4. كاركنان سازمانها می‌بایستی در محیطی مناسب و با الگوهای مناسب فعالیت كنند.
آیا امكان دارد در محیطی به هم ریخته و نامنظم و در كنار مدیرانی كه خود اصول اولیه: نظم، انضباط، برنامه ریزی، سازماندهی و ... را رعایت نمی‌كنند، كاركنان توسعه یافته و علاقه‌مند به حركت در مسیر سرآمدی را داشته باشیم؟
طبیعی است كه پاسخ این پرسش، خیر است. پس در این مدل سعی شده است به اهمیت نظم دادن به محیط كار و آراستگی بیشتر در تمامی شرایط سازمان و نیز الگو بودن رهبران سازمان برای سایر كاركنان سازمان توجه ویژه شود. روشن است كه رهبران شامل: سركارگرها ، سرگروه ها، سرپرستها، رئیس ها، مدیران، معاونان و مدیریت عامل می باشند كه با عملكرد خود در تمامی مراحلی كه در آن وظیفه و مسئولیت دارند، الگوی سایر كاركنان خواهند بود نه اینكه فقط شعار بدهند و از سایر كاركنان بخواهند در این زمینه فعالیت كنند.
5. ارتقای شرایط سازمانهای ایرانی نیاز به نكات راهنمای بیشتری دارد، تا معیارهای اصلی و فرعی فراوان.
یكی دیگر از ضرورتهای طراحی مدل جدیدی برای کمک به سرآمدی سازمانهای ایرانی، این موضوع مهم است كه در فرآیند ارزیابی سازمانها در مسیر سرآمدی، ارزیابها نیازمند به نكته‌های راهنمای متعدد و فراگیر هستند كه با استفاده از آنها بتوانند برای سازمانها فرصتهای بهبود بیشتری پیشنهاد كنند. بدیهی است با همین نگرش مدیریت، سازمانها نیز قادر خواهند بود از این نكته‌های راهنما برای اجرای اقدامات بهبود، بهره برداری كنند.
در این مدل 343 نكته راهنما طراحی شده است كه حدود 2 برابر نكته‌های راهنمایی است كه در سایر مدلهای سرآمدی وجود دارد و این یكی از دلایل زیر ساختی بودن این مدل است.
چرا هفت سین پیشرفت؟
وقتی صحبت از یك مدل جایزه ملی برای سرآمدی به میان می آید، طراح مدل می بایستی از: الگوها، باورها، اعتقادها و پیشینه ملی كشور استفاده كند.
ایرانیان از دیر باز شروع سال نو را با نوروز و نوروز را با چیدن سفره هفت سین آغاز می كنند. در سفره هفت سین، از هفت شیء مناسب كه نشانه سرسبزی، بركت و زیبایی است استفاده می كنند كه حرف اول آنها سین است.
در مدل جایزه ملی نیز از هفت معیار اصلی استفاده شده است كه با توجه به اینكه این معیارهای اصلی برای سرآمدی سازمان به شمار می آیند هر هفت عنوان با كلمه سرآمدی شروع شده است.
بنابراین مدل جایزه ملی مدیریت پیشرفت ایران (هفت سین پیشرفت) شامل هفت معیار اصلی و هر معیار اصلی شامل هفت معیار فرعی و هر معیار فرعی شامل هفت نكته راهنما است.
بر این اساس در هر مرحله، هفت عنوان، سازمان را در مسیر سرآمدی هدایت می كنند.
با توجه به باور ایرانیان به عدد هفت و مقدس بودن این عدد در اسلام، علاوه بر موارد یادشده سطوح جایزه نیز به هفت طبقه تقسیم شده است كه در بخشهای بعدی به آن اشاره خواهیم كرد.
به این ترتیب سازمانهایی كه در مسیر سرآمدی قرار می گیرند، برای سرآمدی باید از هفت معیار اصلی، و برای هر معیار اصلی از هفت معیار فرعی و برای هر معیار فرعی از هفت نكته راهنما استفاده نمایند. سپس در مراحل سرآمدی از هفت طبقه بگذرند تا به نقطه اوج سرآمدی دست یابند.
ساختار مدل و اطلاعات مورد استفاده در طراحی آن برای طراحی مدل، از اطلاعات و منابع مختلفی به شرح زیر استفاده شده است:
1. استانداردهای سیستم‌های مدیریت
با توجه به اینكه سیستم های مدیریت برای ایجاد ساختار سیستمی در سازمانها بسیار مفید و موثر می باشند بنابراین از استانداردهای 9001 iso، 14001 iso، 18001 ohsas و سایر استانداردهای سیستم مدیریت برای طراحی مدل استفاده شده است، عنوانهای الزامات این استانداردها، در مجموعه واژه های كلیدی طبقه بندی شده و با تلفیق و تحلیل مناسبی از آنها نتایج كسب شده در تدوین معیارهای اصلی و نكته‌های راهنما مورد استفاده قرار گرفته است.
یكی از مزایای استفاده از اطلاعات این استانداردها آن است كه سازمان می‌تواند با اجرای مدل هفت سین پیشرفت، استانداردهای ims را در سازمان مستقر کند و یا حفظ و ارتقاء دهد.
2. سیستم 5s
طراح مدل، سالها پیش اقدام به طراحی سیستم 5s براساس تكنیك 5s كرده، این سیستم را در بسیاری از سازمانهای ایرانی به مرحله اجرا گذاشته است.
سیستم 5s برای ساماندهی به شرایط عمومی سازمان و برای اصلاح زیر ساختهای سازمان بسیار مفید است، بنابراین در طراحی مدل اصول پنج گانه سیستم 5s مورد توجه ویژه قرار گرفته است، به گونه‌ای كه طراح مدل باور دارد كه در تمامی بخشهای مدل (معیارهای اصلی، معیارهای فرعی و نكته‌های راهنما) از ساختار 5s استفاده شده است.
دلیل اهمیت 5s براین موضوع مهم استوار است كه: سازمانهای ایرانی نیاز به اصلاح و تقویت زیر ساختها دارند و 5s بهترین الگوها را برای اصلاح زیر ساختها به ما می دهد.
3. مدل efqm
باوجود آنكه در این مقاله تاكید شده است كه ما نیاز به یك مدل كاملا ملی برای كشورمان داریم تا سازمانهای ایرانی به خوبی از آن بهره برداری كنند، نباید فراموش كرد كه بی توجهی به دستاوردهای پژوهشگران كه مرتبط با مدل های سرآمدی كار كرده اند، در واقع اختراع مجدد چرخ می باشد و این كار اصلا منطقی نیست. بر اساس توضیحات و باور یادشده، مدل efqm مورد مطالعه و بررسی قرار گرفته و ساختار مدل efqm، روش‌های امتیاز‌دهی و منطق radar مورد استفاده قرار گرفته است.
4. استفاده از واژه های ایرانی در طراحی مدل
در طراحی مدل، از تدوین معیارهای اصلی و معیارهای فرعی و نكته‌های راهنما تا سطوح جایزه، از واژه هایی استفاده شده است كه خود ساختار فرهنگی ویژه‌ای را در قالب این جایزه ملی ایجاد می كند. بدین منظور ابتدا حدود 100 واژه كلیدی مرتبط با مدل تعیین شدند، سپس با مراجعه به مراجع مكتوب وسازمانهای ملی متولی ، معادل فارسی، عربی و انگلیسی این واژه ها نیز تعیین و در یك جدول تدوین شدند.
بنابراین در این جدول واژه های اصیل فارسی و ایرانی، شناسایی شدند كه در طراحی مدل مورد استفاده قرار گرفتند.
معیارهای اصلی مدل
مدل جایزه ملی مدیریت پیشرفت ایران (هفت سین پیشرفت) در قالب هفت معیار اصلی به شرح جدول (1) طراحی گردیده است:
درضمن امتیاز هر یك از معیارهای اصلی در برابر آنها تدوین شده است كه جمع كل امتیاز قابل كسب توسط سازمانها 1000 امتیاز است.
ساختار مدل هفت سین پیشرفت
ساختار مدل، براساس الگوی سایر مدلهای سرآمدی و براساس هفت معیار اصلی، به شكل زیر طراحی شده است كه شامل چهار معیار اصلی در بخش توانمند سازها و سه معیار اصلی در بخش نتایج است:
سطوح جایزه ملی مدیریت پیشرفت ایران
جایزه ملی مدیریت پیشرفت ایران (هفت سین پیشرفت) در هفت سطح تعریف و تعیین شده است:
سطح اول : گواهینامه
با 3 مرحله یك ستاره،دو ستاره و سه ستاره
سطح دوم : ارج نامه
با 3 مرحله یك ستاره،دو ستاره و سه ستاره
سطح سوم : سپاس نامه
با 3 مرحله یك ستاره،دو ستاره و سه ستاره
سطح چهارم : استوارنامه
با 3 مرحله یك ستاره،دو ستاره و سه ستاره
سطح پنجم : تندیس بلورین
سطح ششم : تندیس سیمین
سطح هفتم : تندیس زرین
مزایای مدل جایزه ملی مدیریت پیشرفت، نسبت به سایر مدل ها:
برخی از مزایای مدل هفت سین پیشرفت نسبت به سایر مدلها را می توان به صورت زیر عنوان كرد:
1. توجه ویژه مدل به زیر ساختهای فرهنگی سازمانها با توجه به شرایط شركت های ایرانی؛
2. توجه ویژه مدل به آموزشها و آگاهی كاركنان سازمانها با توجه به شرایط شركتهای ایرانی؛
3. توجه ویژه مدل به شایسته سالاری با توجه به شرایط شركتهای ایرانی؛
4. توجه ویژه مدل به الگوسازی مدیران برای سایر كاركنان سازمان؛
5. توجه ویژه مدل به استانداردسازی دركنار فرایندها به منظور تقویت زیرساختها؛
6. تركیب معیار رهبری و استراتژی در قالب یك معیار اصلی با توجه به تجربه‌های مدل efqm؛
7. تركیب تمامی اصول مرتبط با یكدیگر در قالب معیارهای اصلی (از ماموریت تا برنامه در معیار اصلی اول)؛
8. اهمیت ویژه به ساماندهی محیط كار و شرایط فیزیكی افراد؛
9. استفاده از حدود 100 واژه كلیدی در قالب واژه های ایرانی، برای مدلی با اهمیت جایزه ملی؛
10. استفاده از اطلاعات سیستم 5s برای شكل گیری زیر ساختهای سازمان؛
11. استفاده از اطلاعات استانداردهای
iso 9001، iso 14001، ohsas 18001 برای سیستم دهی به سازمانها؛
12. امكان استفاده از مدل برای سازمانهایی كه گواهینامه های ims را دریافت كرده‌اند برای ارتقای دستاوردهای حاصل از استانداردهای ims؛
13. استفاده از الگوی عدد هفت با توجه به باورهای ایرانی - اسلامی، در زمینه طراحی معیارها، نكته‌های راهنما، سطوح جایزه و ... ؛
14. تعیین 7 سطح جایزه كه در 4 سطح آن هر یك 3 مرحله دارند كه امكان پیشرفت و كسب موفقیت برای شركتها را در 15 مرحله را فراهم می‌سازند.
15. فراگیر بودن مدل كه به جای تمامی مدلها و استانداردهای مدیریت قابل استفاده خواهد بود .
16. این مدل به اجرای امور توسط تمامی متولیان و مسئولان و كاركنان تاكید دارد، بنابراین از مدیریت ارشد تا كاركنان اجرایی درگیر هستند.
17. امكان استفاده از این مدل در تمامی سازمانها، اعم از خصوصی و دولتی، بزرگ و كوچك، تولیدی، خدماتی و ... وجود دارد.
18. این مدل برای عارضه یابی در سازمانها به ویژه به صورت فراگیر با تاكید بر زیر ساختها بسیار مناسب است.
19. براساس این مدل سازمانها قادر خواهند بود به صورت متوازن و در تمامی ابعاد پیشرفت كنند.
جمع بندی و درخواست یاری از فرهیختگان
اطلاعات ارائه شده بخشی از نتایج كسب شده توسط طراح این مدل است.
حال از تمامی استادان و مدیران و فرهیختگان هموطن درخواست می شود در زمینه های یادشده برای استفاده درست از این مدل ما را یاری دهند:
- بررسی، اصلاح و ارتقای مدل،
- همكاری دركمیته راهبری مدل،
- همكاری در كمیته فنی مدل،
- حمایت از مدل به عنوان سازمان یا فرد تایید كننده مدل،
- اعلام آمادگی برای ارزیابی سازمان مطبوع در قالب مدل،
- همكاری در زمینه تشكیل دبیرخانه شایسته برای مدل،
- همكاری در مورد ngo متولی مدل،
- ارائه تجربه ها و رهنمودهای كاربردی برای توسعه مدل،
- سایر زمینه های مورد نظر و مرتبط با مدل جایزه ملی مدیریت پیشرفت ایران
- پیشنهاد نمادهایی برای تندیس‌های جایزه ملی مدیریت پیشرفت ایران (در سطوح پنجم، ششم و هفتم).
نتیجه گیری
ضرورت استفاده از مدلهای ارزیابی مسیر پیشرفت و توسعه، از سالهای پیش برای مدیران سازمانها مطرح بوده است ولی اینكه كدام مدل می تواند نیازهای واقعی سازمانهای ایرانی را مورد ارزیابی قرار دهد، همیشه پرسش اصلی و مهم ترین دغدغه مدیران سازمانها بوده است .
طراح مدل جایزه ملی مدیریت پیشرفت ( هفت سین پیشرفت ) بر پایه مطالعات ، تجربیات و اطلاعات كسب شده در طی حدود 30 سال فعالیت خود در عرصه های تولیدی و خدماتی و نیز حدود 17 سال فعالیت های آموزشی ، مشاوره ، ممیزی و ارزیابی مدلی را طراحی و ارائه نموده است كه می تواند جهت ارزیابی سازمانها مورد استفاده قرار گیرد.
سازمان هایی كه از این مدل استفاده می كنند می توانند علاوه بر ارزیابی سرآمدی سازمان خود ، درمورد چگونگی تحقق و نیز حفظ و ارتقای دستاوردهای سیستم های مدیریت یكپارچه ( ims) نیز از آن بهره برداری كنند
گفتنی است كه در این مدل، به زیر ساختهای سازمان به ویژه در بعد ساماندهی اهمیت ویژه‌ای داده شده است كه برخاسته از الگوی 5s است.
مدل هفت سین پیشرفت، تلفیقی بسیار قوی از ساختار فرهنگی و تاریخی كشور عزیز ما ایران، باشرایط و نیازهای واقعی سازمانهای ایرانی عصر حاضر و نیز آخرین دستاوردهای علمی و اجرایی حوزه مدیریت است.
طراح مدل از تمامی صاحب نظران عرصه مدیریت درخواست می كند در جهت اجرا و ارتقای این مدل همكاری و مساعدت كنند .
امید است در آینده نزدیك شاهد سازمانهای موفق در سطح ملی و بین‌المللی باشیم كه از زیرساختهای قوی و متكی به ریشه های دیرینه كشورمان بهره بگیرند.
در این مقاله به استناد شناخت مولف از زیر ساخت های فرهنگی، صنعتی كشورمان و ضرورتها (باید و نبایدها)ی پیش روی سازمانها، مدلی معرفی شده است كه براساس مطالعه‌های دقیق، روی: مدل ها، استانداردهای موجود داخلی و خارجی و نیز كسب حدود 3 دهه تجربه ها درامور اجرایی، مشاوره، آموزش، ممیزی و ارزیابی در سازمان های مختلف است.
مدل جایزه ملی مدیریت پیشرفت (هفت سین پیشرفت) كه توسط طراح مدل (نویسنده مقاله) طرح ریزی شده است نه تنها شرایط سازمانها را در مسیر سرآمدی مشخص می كند بلكه در تشكیل، تثبیت و ارتقای زیر ساختهای سازمانها بسیار موثر است.
مدل هفت سین پیشرفت، با استفاده از اطلاعات و تجربه‌های كسب شده از استانداردهای ims، تكنیك ها مثل 5s، مدل هایی مثل efqm و نیز بر مبنای زیر ساختهای فرهنگی و اجتماعی كشورمان (هفت سین پیشرفت) طراحی شده است.
انتخاب هفت سین پیشرفت، آن است كه این مدل دارای هفت معیار اصلی و هر معیار اصلی، دارای هفت معیار فرعی وهر معیار فرعی، دارای هفت نكته راهنما است.
این مدل برای تمامی سازمانهای: تولیدی و خدماتی، دولتی و خصوصی، صنعتی و خدماتی، كوچك و متوسط و بزرگ و ... قابل اجرا و بهره برداری است.
سالها تلاش بی وقفه مشاوران، مدرسان، كارشناسان، مدیران و مسئولان سازمان های مختلف در عرصه تولید محصولات مختلف از یك طرف و آموزش و استقرار آموزه های مدیریت از طرف دیگر، نتوانسته است آن‌گونه كه باید و شاید، در شرایط سازمانها تاثیر گذاشته، در روند پیشرفت و رضایت مشتریان مؤثر باشد، علت چیست؟
پیش از آنكه رفتار و عملكرد افراد متولی این موارد را تحلیل كنیم و موردپرسش قرار دهیم، باید ببینیم كه آیا الگوهای منتخب به درستی انجام شده است یا خیر؟
آیا كپی برداری از آخرین دستاوردهای مدیریت، تدوین استاندارد، طراحی مدل و ... می توانند برای سازمانهای ایرانی، كه تفاوت بسیار فراوان و عمیق با سازمانهای كشورهای توسعه یافته دارند و با مسائل، مشكلات و زیر ساخت هایی درگیر هستند كه كاملا متفاوت از شرایط آنها است، تاثیر گذار باشد؟
شاید اغلب ما به این باور رسیده باشیم كه تا زمانی كه زیر ساختهای صنعتی، فرهنگی و .... ما بازنگری، اصلاح و ارتقا نیابند؛ هر گونه سرمایه گذاری روی موارد یادشده، به مانند پرداختن به شاخ و برگ درختی است كه خاك آن نامناسب بوده، از نعمت آب نیز بی بهره است.
نگارنده و طراح مدل جایزه ملی مدیریت پیشرفت بر آن است تا تجربه‌های اجرایی، آموزشی، مشاوره، ممیزی و ارزیابی خود را برای معرفی یك مدل كاملا ملی و البته با استفاده از اطلاعات و تجربه‌های كسب شده در سازمانهای خارج و داخل كشور، ارائه كند.
امید است این مدل مورد توجه سازمان های كشورمان و مسئولان و صاحب نظران مدیریت قرار گیرد.
1. معرفی مدل جایزه ملی مدیریت پیشرفت (هفت سین پیشرفت)
ضرورت های طراحی مدل جدید
در این بخش سعی داریم به این پرسش مهم پاسخ دهیم كه با وجود مدلهای شناخته شده فعلی (اعم از بین المللی مثل efqm اروپا و 2 مدل جایزه ملی در كشورمان) چه ضرورتی به طراحی، معرفی یا اجرای مدل جدیدی وجود دارد؟ پاسخ این پرسش در موارد زیر و به گونه مشروح ارائه شده است:
1. ارزیابی سازمانهای ایرانی در مسیر توسعه می بایستی در چه حوزه هایی باشد؟
توجه به این نكته مهم بسیار دارای اهمیت است كه سازمان های ایرانی نیاز مبرم به توسعه در زمینه هایی مثل فرهنگ، آگاهی كاركنان، استانداردسازی، شایسته سالاری، اصلاح رفتار مدیران به عنوان الگو و رهبر در سازمان، اصلاح و بهینه سازی شرایط محیط كار و سایر زیرساختها دارند. بنابراین ضروری است كه مدل سرآمدی به صورت كاملا شفاف، در این زمینه ها تاكید داشته باشد تا سازمان متقاضی از این الگوها بهره برداری کرده، ارزیابان از این موارد برای ارزیابی و تعیین نقاط قوت و فرصت های بهبود، استفاده كنند.
2. سازمانهای ایرانی در انتخاب، اجرا و حفظ استانداردهای مدیریتی از چه الگوهایی باید استفاده كنند؟
با توجه به اینكه استاندارد حداقل سطح قابل پذیرش برای هر موضوع ویژه است، بنابراین سازمانها اغلب با انتخاب استاندارد سیستم های مدیریت (كیفیت، زیست محیطی، ایمنی و بهداشت و ...) سازمان خود را براساس الزامات این استانداردها به حداقل سطح قابل پذیرش هدایت كرده، با دریافت گواهینامه مربوطه، تنها در ممیزی های مراقبتی به یك سری فعالیت های مقطعی اقدام می كنند تا امكان حفظ گواهینامه فراهم شود.
اگر سازمانی بتواند روند انتخاب، اجرا، حفظ و ارتقای این استانداردها را در روند توسعه سازمان تعریف كند، این اقدام و استانداردهای اجرا شده، خود بخشی از كل روند توسعه خواهند بود كه سازمان ناگزیر به هماهنگی با آن است. بنابراین از ساختار استانداردهای سیستم مدیریت (كه اغلب درسه حوزه: محصول، محیط زیست و منابع سازمان تعریف شده اند) می توان در ساختار مدل سرآمدی استفاده كرد تا سازمانها (اعم از اینكه این استانداردها را اجرا كرده اند یا خیر) ملزم به توسعه این مفاهیم شوند. بنابراین دستاوردهای این استانداردها نیز در سازمان مورد توجه قرار می گیرد.
3. سازمانهای ایرانی به توسعه در زیر ساخت ها نیاز دارند.
مدیران سازمانهای ایرانی به این نكته توجه دارند كه بدون توسعه زیر ساخت ها در سازمان خود، حركت در مسیر توسعه غیر ممكن است، بنابراین ضروری است مدل ارزیابی سرآمدی سازمان در كنار مباحثی مثل: اهمیت به مشتری، جامعه و ... به ارتقای فرهنگ سازمانی، ارتقای آگاهی كاركنان، ایجاد شرایط شایسته سالاری و ... كنند. بر این اساس، سازمان در حال توسعه، می تواند ابتدا با شكل دهی و تقویت این زیر ساختها به توسعه سایر موارد اقدام كند كه خود برخاسته از شرایط مناسبی است كه این زیر ساختها فراهم می سازند.
گفتنی است كه در جوامع توسعه یافته ای مانند اغلب كشورهای اروپایی، بسیاری از این زیر ساختها وجود دارند ولی نباید اشتباه كنیم كه لزوما ما نیز این شرایط را دارا هستیم، پس مدل توسعه و سرآمدی ما نیز می بایستی تفاوتهایی با مدل اروپایی، آمریكایی و ژاپنی داشته باشد. در این مدل توجه ویژه به زیرساختها شده است كه خود مكمل سایر معیارهای سرآمدی هستند.
4. كاركنان سازمانها می‌بایستی در محیطی مناسب و با الگوهای مناسب فعالیت كنند.
آیا امكان دارد در محیطی به هم ریخته و نامنظم و در كنار مدیرانی كه خود اصول اولیه: نظم، انضباط، برنامه ریزی، سازماندهی و ... را رعایت نمی‌كنند، كاركنان توسعه یافته و علاقه‌مند به حركت در مسیر سرآمدی را داشته باشیم؟
طبیعی است كه پاسخ این پرسش، خیر است. پس در این مدل سعی شده است به اهمیت نظم دادن به محیط كار و آراستگی بیشتر در تمامی شرایط سازمان و نیز الگو بودن رهبران سازمان برای سایر كاركنان سازمان توجه ویژه شود. روشن است كه رهبران شامل: سركارگرها ، سرگروه ها، سرپرستها، رئیس ها، مدیران، معاونان و مدیریت عامل می باشند كه با عملكرد خود در تمامی مراحلی كه در آن وظیفه و مسئولیت دارند، الگوی سایر كاركنان خواهند بود نه اینكه فقط شعار بدهند و از سایر كاركنان بخواهند در این زمینه فعالیت كنند.
5. ارتقای شرایط سازمانهای ایرانی نیاز به نكات راهنمای بیشتری دارد، تا معیارهای اصلی و فرعی فراوان.
یكی دیگر از ضرورتهای طراحی مدل جدیدی برای کمک به سرآمدی سازمانهای ایرانی، این موضوع مهم است كه در فرآیند ارزیابی سازمانها در مسیر سرآمدی، ارزیابها نیازمند به نكته‌های راهنمای متعدد و فراگیر هستند كه با استفاده از آنها بتوانند برای سازمانها فرصتهای بهبود بیشتری پیشنهاد كنند. بدیهی است با همین نگرش مدیریت، سازمانها نیز قادر خواهند بود از این نكته‌های راهنما برای اجرای اقدامات بهبود، بهره برداری كنند.
در این مدل 343 نكته راهنما طراحی شده است كه حدود 2 برابر نكته‌های راهنمایی است كه در سایر مدلهای سرآمدی وجود دارد و این یكی از دلایل زیر ساختی بودن این مدل است.
چرا هفت سین پیشرفت؟
وقتی صحبت از یك مدل جایزه ملی برای سرآمدی به میان می آید، طراح مدل می بایستی از: الگوها، باورها، اعتقادها و پیشینه ملی كشور استفاده كند.
ایرانیان از دیر باز شروع سال نو را با نوروز و نوروز را با چیدن سفره هفت سین آغاز می كنند. در سفره هفت سین، از هفت شیء مناسب كه نشانه سرسبزی، بركت و زیبایی است استفاده می كنند كه حرف اول آنها سین است.
در مدل جایزه ملی نیز از هفت معیار اصلی استفاده شده است كه با توجه به اینكه این معیارهای اصلی برای سرآمدی سازمان به شمار می آیند هر هفت عنوان با كلمه سرآمدی شروع شده است.
بنابراین مدل جایزه ملی مدیریت پیشرفت ایران (هفت سین پیشرفت) شامل هفت معیار اصلی و هر معیار اصلی شامل هفت معیار فرعی و هر معیار فرعی شامل هفت نكته راهنما است.
بر این اساس در هر مرحله، هفت عنوان، سازمان را در مسیر سرآمدی هدایت می كنند.
با توجه به باور ایرانیان به عدد هفت و مقدس بودن این عدد در اسلام، علاوه بر موارد یادشده سطوح جایزه نیز به هفت طبقه تقسیم شده است كه در بخشهای بعدی به آن اشاره خواهیم كرد.
به این ترتیب سازمانهایی كه در مسیر سرآمدی قرار می گیرند، برای سرآمدی باید از هفت معیار اصلی، و برای هر معیار اصلی از هفت معیار فرعی و برای هر معیار فرعی از هفت نكته راهنما استفاده نمایند. سپس در مراحل سرآمدی از هفت طبقه بگذرند تا به نقطه اوج سرآمدی دست یابند.
ساختار مدل و اطلاعات مورد استفاده در طراحی آن برای طراحی مدل، از اطلاعات و منابع مختلفی به شرح زیر استفاده شده است:
1. استانداردهای سیستم‌های مدیریت
با توجه به اینكه سیستم های مدیریت برای ایجاد ساختار سیستمی در سازمانها بسیار مفید و موثر می باشند بنابراین از استانداردهای 9001 iso، 14001 iso، 18001 ohsas و سایر استانداردهای سیستم مدیریت برای طراحی مدل استفاده شده است، عنوانهای الزامات این استانداردها، در مجموعه واژه های كلیدی طبقه بندی شده و با تلفیق و تحلیل مناسبی از آنها نتایج كسب شده در تدوین معیارهای اصلی و نكته‌های راهنما مورد استفاده قرار گرفته است.
یكی از مزایای استفاده از اطلاعات این استانداردها آن است كه سازمان می‌تواند با اجرای مدل هفت سین پیشرفت، استانداردهای ims را در سازمان مستقر کند و یا حفظ و ارتقاء دهد.
2. سیستم 5s
طراح مدل، سالها پیش اقدام به طراحی سیستم 5s براساس تكنیك 5s كرده، این سیستم را در بسیاری از سازمانهای ایرانی به مرحله اجرا گذاشته است.
سیستم 5s برای ساماندهی به شرایط عمومی سازمان و برای اصلاح زیر ساختهای سازمان بسیار مفید است، بنابراین در طراحی مدل اصول پنج گانه سیستم 5s مورد توجه ویژه قرار گرفته است، به گونه‌ای كه طراح مدل باور دارد كه در تمامی بخشهای مدل (معیارهای اصلی، معیارهای فرعی و نكته‌های راهنما) از ساختار 5s استفاده شده است.
دلیل اهمیت 5s براین موضوع مهم استوار است كه: سازمانهای ایرانی نیاز به اصلاح و تقویت زیر ساختها دارند و 5s بهترین الگوها را برای اصلاح زیر ساختها به ما می دهد.
3. مدل efqm
باوجود آنكه در این مقاله تاكید شده است كه ما نیاز به یك مدل كاملا ملی برای كشورمان داریم تا سازمانهای ایرانی به خوبی از آن بهره برداری كنند، نباید فراموش كرد كه بی توجهی به دستاوردهای پژوهشگران كه مرتبط با مدل های سرآمدی كار كرده اند، در واقع اختراع مجدد چرخ می باشد و این كار اصلا منطقی نیست. بر اساس توضیحات و باور یادشده، مدل efqm مورد مطالعه و بررسی قرار گرفته و ساختار مدل efqm، روش‌های امتیاز‌دهی و منطق radar مورد استفاده قرار گرفته است.
4. استفاده از واژه های ایرانی در طراحی مدل
در طراحی مدل، از تدوین معیارهای اصلی و معیارهای فرعی و نكته‌های راهنما تا سطوح جایزه، از واژه هایی استفاده شده است كه خود ساختار فرهنگی ویژه‌ای را در قالب این جایزه ملی ایجاد می كند. بدین منظور ابتدا حدود 100 واژه كلیدی مرتبط با مدل تعیین شدند، سپس با مراجعه به مراجع مكتوب وسازمانهای ملی متولی ، معادل فارسی، عربی و انگلیسی این واژه ها نیز تعیین و در یك جدول تدوین شدند.
بنابراین در این جدول واژه های اصیل فارسی و ایرانی، شناسایی شدند كه در طراحی مدل مورد استفاده قرار گرفتند.
معیارهای اصلی مدل
مدل جایزه ملی مدیریت پیشرفت ایران (هفت سین پیشرفت) در قالب هفت معیار اصلی به شرح جدول (1) طراحی گردیده است:
درضمن امتیاز هر یك از معیارهای اصلی در برابر آنها تدوین شده است كه جمع كل امتیاز قابل كسب توسط سازمانها 1000 امتیاز است.
ساختار مدل هفت سین پیشرفت
ساختار مدل، براساس الگوی سایر مدلهای سرآمدی و براساس هفت معیار اصلی، به شكل زیر طراحی شده است كه شامل چهار معیار اصلی در بخش توانمند سازها و سه معیار اصلی در بخش نتایج است:
سطوح جایزه ملی مدیریت پیشرفت ایران
جایزه ملی مدیریت پیشرفت ایران (هفت سین پیشرفت) در هفت سطح تعریف و تعیین شده است:
سطح اول : گواهینامه
با 3 مرحله یك ستاره،دو ستاره و سه ستاره
سطح دوم : ارج نامه
با 3 مرحله یك ستاره،دو ستاره و سه ستاره
سطح سوم : سپاس نامه
با 3 مرحله یك ستاره،دو ستاره و سه ستاره
سطح چهارم : استوارنامه
با 3 مرحله یك ستاره،دو ستاره و سه ستاره
سطح پنجم : تندیس بلورین
سطح ششم : تندیس سیمین
سطح هفتم : تندیس زرین
مزایای مدل جایزه ملی مدیریت پیشرفت، نسبت به سایر مدل ها:
برخی از مزایای مدل هفت سین پیشرفت نسبت به سایر مدلها را می توان به صورت زیر عنوان كرد:
1. توجه ویژه مدل به زیر ساختهای فرهنگی سازمانها با توجه به شرایط شركت های ایرانی؛
2. توجه ویژه مدل به آموزشها و آگاهی كاركنان سازمانها با توجه به شرایط شركتهای ایرانی؛
3. توجه ویژه مدل به شایسته سالاری با توجه به شرایط شركتهای ایرانی؛
4. توجه ویژه مدل به الگوسازی مدیران برای سایر كاركنان سازمان؛
5. توجه ویژه مدل به استانداردسازی دركنار فرایندها به منظور تقویت زیرساختها؛
6. تركیب معیار رهبری و استراتژی در قالب یك معیار اصلی با توجه به تجربه‌های مدل efqm؛
7. تركیب تمامی اصول مرتبط با یكدیگر در قالب معیارهای اصلی (از ماموریت تا برنامه در معیار اصلی اول)؛
8. اهمیت ویژه به ساماندهی محیط كار و شرایط فیزیكی افراد؛
9. استفاده از حدود 100 واژه كلیدی در قالب واژه های ایرانی، برای مدلی با اهمیت جایزه ملی؛
10. استفاده از اطلاعات سیستم 5s برای شكل گیری زیر ساختهای سازمان؛
11. استفاده از اطلاعات استانداردهای
iso 9001، iso 14001، ohsas 18001 برای سیستم دهی به سازمانها؛
12. امكان استفاده از مدل برای سازمانهایی كه گواهینامه های ims را دریافت كرده‌اند برای ارتقای دستاوردهای حاصل از استانداردهای ims؛
13. استفاده از الگوی عدد هفت با توجه به باورهای ایرانی - اسلامی، در زمینه طراحی معیارها، نكته‌های راهنما، سطوح جایزه و ... ؛
14. تعیین 7 سطح جایزه كه در 4 سطح آن هر یك 3 مرحله دارند كه امكان پیشرفت و كسب موفقیت برای شركتها را در 15 مرحله را فراهم می‌سازند.
15. فراگیر بودن مدل كه به جای تمامی مدلها و استانداردهای مدیریت قابل استفاده خواهد بود .
16. این مدل به اجرای امور توسط تمامی متولیان و مسئولان و كاركنان تاكید دارد، بنابراین از مدیریت ارشد تا كاركنان اجرایی درگیر هستند.
17. امكان استفاده از این مدل در تمامی سازمانها، اعم از خصوصی و دولتی، بزرگ و كوچك، تولیدی، خدماتی و ... وجود دارد.
18. این مدل برای عارضه یابی در سازمانها به ویژه به صورت فراگیر با تاكید بر زیر ساختها بسیار مناسب است.
19. براساس این مدل سازمانها قادر خواهند بود به صورت متوازن و در تمامی ابعاد پیشرفت كنند.
جمع بندی و درخواست یاری از فرهیختگان
اطلاعات ارائه شده بخشی از نتایج كسب شده توسط طراح این مدل است.
حال از تمامی استادان و مدیران و فرهیختگان هموطن درخواست می شود در زمینه های یادشده برای استفاده درست از این مدل ما را یاری دهند:
- بررسی، اصلاح و ارتقای مدل،
- همكاری دركمیته راهبری مدل،
- همكاری در كمیته فنی مدل،
- حمایت از مدل به عنوان سازمان یا فرد تایید كننده مدل،
- اعلام آمادگی برای ارزیابی سازمان مطبوع در قالب مدل،
- همكاری در زمینه تشكیل دبیرخانه شایسته برای مدل،
- همكاری در مورد ngo متولی مدل،
- ارائه تجربه ها و رهنمودهای كاربردی برای توسعه مدل،
- سایر زمینه های مورد نظر و مرتبط با مدل جایزه ملی مدیریت پیشرفت ایران
- پیشنهاد نمادهایی برای تندیس‌های جایزه ملی مدیریت پیشرفت ایران (در سطوح پنجم، ششم و هفتم).
نتیجه گیری
ضرورت استفاده از مدلهای ارزیابی مسیر پیشرفت و توسعه، از سالهای پیش برای مدیران سازمانها مطرح بوده است ولی اینكه كدام مدل می تواند نیازهای واقعی سازمانهای ایرانی را مورد ارزیابی قرار دهد، همیشه پرسش اصلی و مهم ترین دغدغه مدیران سازمانها بوده است .
طراح مدل جایزه ملی مدیریت پیشرفت ( هفت سین پیشرفت ) بر پایه مطالعات ، تجربیات و اطلاعات كسب شده در طی حدود 30 سال فعالیت خود در عرصه های تولیدی و خدماتی و نیز حدود 17 سال فعالیت های آموزشی ، مشاوره ، ممیزی و ارزیابی مدلی را طراحی و ارائه نموده است كه می تواند جهت ارزیابی سازمانها مورد استفاده قرار گیرد.
سازمان هایی كه از این مدل استفاده می كنند می توانند علاوه بر ارزیابی سرآمدی سازمان خود ، درمورد چگونگی تحقق و نیز حفظ و ارتقای دستاوردهای سیستم های مدیریت یكپارچه ( ims) نیز از آن بهره برداری كنند
گفتنی است كه در این مدل، به زیر ساختهای سازمان به ویژه در بعد ساماندهی اهمیت ویژه‌ای داده شده است كه برخاسته از الگوی 5s است.
مدل هفت سین پیشرفت، تلفیقی بسیار قوی از ساختار فرهنگی و تاریخی كشور عزیز ما ایران، باشرایط و نیازهای واقعی سازمانهای ایرانی عصر حاضر و نیز آخرین دستاوردهای علمی و اجرایی حوزه مدیریت است.
طراح مدل از تمامی صاحب نظران عرصه مدیریت درخواست می كند در جهت اجرا و ارتقای این مدل همكاری و مساعدت كنند .
امید است در آینده نزدیك شاهد سازمانهای موفق در سطح ملی و بین‌المللی باشیم كه از زیرساختهای قوی و متكی به ریشه های دیرینه كشورمان بهره بگیرند.